Concernverslag 2006 - Gemeente Zoetermeer

Bestuurscommissie
De laatste resterende bestuurcommissie openbaar onderwijs ex art. 83 van de Gemeentewet, ZMLK De
Keerkring, is per 1 januari 2006 verzelfstandigd. Daarmee zijn per 1 januari 2006 alle Zoetermeerse
openbare scholen op afstand van de gemeente geplaatst.
Het toezicht op de onderwijsstichtingen blijft wel bij de raad; zo is in de statuten opgenomen dat de
begroting en de jaarrekening ter goedkeuring aan de raad moeten worden aangeboden. Met de
stichtingsvorm treedt ook geen wijziging op in het (juridische en economische) eigendom en beheer van de
schoolgebouwen.
4.3 Griffie
Inleiding
De raad wordt sinds de invoering van het dualisme op 6 maart 2002 ondersteund door de griffie.
Doelstelling van de griffie is een optimale ondersteuning van de raad als hoofd van de gemeente. In de
termen van de duale Gemeentewet betekent dat het faciliteren van de raad met de invulling van de
kaderstellende, de controlerende én de volksvertegenwoordigende taken.
In 2006 bestond de griffie uit 8 (vanaf september uit 9) personen onder leiding van de raadsgriffier. De
vacature die is ontstaan door het vertrek van de griffier per 1 augustus is op interim basis vervuld door
mevr. L.C. Spindler. Per 1 januari 2007 is de vacature definitief ingevuld met de aanstelling van
dhr. J.J. Rochat.
Op 29 mei 2006 heeft de raad een instructie voor de griffier vastgesteld, waarin nadere regels over de taak
en bevoegdheden van de griffier zijn opgenomen.
De ondersteuning bij de collegevorming is duaal vormgegeven, met een vooraf goed afgebakende
taakverdeling tussen griffie en ambtelijke organisatie. Tot het moment dat alle fracties deelnamen aan de
gesprekken is de ondersteuning van de formateur door de griffie verzorgd. Nadat een aantal fracties uit de
onderhandelingen stapten, werd de ondersteuning door de gemeentesecretaris en de ambtelijke
organisatie overgenomen.
In samenwerking met de ambtelijke organisatie is een aantal informatieavonden georganiseerd voor de
(nieuwe) raadsleden over het dualisme,de ambtelijke organisatie, de plannings- en controlcyclus en over
programma’s in de begroting. Deze bleken duidelijk in een behoefte te voorzien.
Vanaf juni 2006 is de nieuwe werkwijze van de raad van kracht geworden. Afgesproken is dat de werkwijze
na een jaar zou worden geëvalueerd, dus uiterlijk in juni 2007. De nadere afspraken die tijdens het
trainingsweekend in Noordwijk onder de noemer “De Bakens verzet” zijn gemaakt, zijn eind september
geformaliseerd en ingevoerd. De ervaringen van een half jaar met daarin nog tussentijdse aanpassing in de
werkwijze zijn te kort om iets zinvols te zeggen over de effecten van de veranderde werkwijze.
Vaste taken in 2006
Kerntaak van de griffie vormt de voorbereiding, organisatie en ondersteuning van de vergaderingen
van de gemeenteraad, de drie vaste raadscommissies, het presidium, het seniorenconvent, de
rekenkamercommissie en overige commissies en werkgroepen van de raad. De discussie en de
besluitvorming door de gemeenteraad is mogelijk gemaakt door o.a. opstelling van agenda’s, verzending
van stukken, voorbereiden van voorstellen van de raad zelf, informatievoorziening aan de raad, vervulling
van de schakelfunctie tussen raad en ambtelijke organisatie en college, verslaglegging en
voortgangsbewaking. Naast de ondersteuning van vergaderingen is ook ondersteuning geboden aan
initiatieven van de raad, fracties of commissies en aan individuele raadsleden, o.a. in de vorm van
informatievoorziening en (procedurele) advisering. Daarnaast zijn burgerinitiatieven ondersteund.
Binnen de griffie vormt de invulling van de communicatiefunctie van de raad ook een kerntaak. Door de
vele activiteiten rondom de verkiezingen in maart is besloten dat het jaarplan 2005 voort zou duren tot en
met de verkiezingen en is een nieuw communicatieplan voor de tweede helft van 2006 en 2007 opgesteld.
Specifieke projecten in 2006
Naast de reguliere taken werd in 2006 een reeks bijzondere projecten uitgevoerd. Voor een beschrijving
hiervan wordt verwezen naar het publieksjaarverslag van de raad.
Hiernavolgend worden drie projecten/activiteiten toegelicht waarbij de griffie in het bijzonder betrokken was.
Concernverslag 2006 342