Concernverslag 2006 - Gemeente Zoetermeer

Paragraaf Bedrijfsvoering
Er zijn in 2006 twee doorlichtingonderzoeken ex. art. 213a gehouden, bij de afdelingen BS/Juridische
Aangelegenheden en WZ/Voorzieningen en Accommodaties. Van dit laatste onderzoek zijn de
uitkomsten nog niet bekend.
JA werd beoordeeld als een goed functionerende en presterende afdeling. Als aandachtspunt kwam
juridische kwaliteitszorg naar voren; dit wordt via een concernbreed project opgepakt Dit deed echter
niets af aan de conclusie dat de afdeling doelmatig en doeltreffend opereert.
Rechtmatigheid
In 2006 zijn de volgende ontwikkelingen omtrent de rechtmatigheid geweest:
• het controleprotocol 2006 is in december 2006 vastgesteld;
• het NIVRA heeft op 9 februari 2006 een nieuwe audit alert 17 uitgebracht. In deze audit alert staan
richtlijnen voor de accountantscontrole en voorbeeldverklaringen van de accountant. Deze audit
alert is relevant voor de controle vanaf het boekjaar 2006;
• het platform rechtmatigheid heeft in oktober 2006 een nieuwe kadernota uitgebracht: ‘Kadernota
rechtmatigheid 1 oktober 2006’. In deze kadernota brengt het Platform Rechtmatigheid Provincies
& Gemeenten (PRPG) meer duidelijkheid over de toepassing van de rechtmatigheidregels (die in
het Besluit Accountantscontrole Provincie en Gemeenten (BAPG) staan) in de praktijk. De
kadernota is verspreidt over alle Hoofdafdelingen binnen de gemeente Zoetermeer.
• de VNG heeft op 21 december 2005 een nieuwe model van een controleprotocol voor gemeenten
uitgebracht. Dit voorbeeld is gebruikt bij het opstellen van het controleprotocol 2006;
• alle interne controleplannen 2006 van de hoofdafdelingen zijn met of zonder hulp van de
accountant aangepast aan het controleprotocol 2006. De hoofdafdelingen hebben de interne
controleplannen 2006 uitgevoerd;
Rekenkamercommissie
Voor de rekenkamercommissie was 2006 een bijzonder jaar. Begin 2006 rondde de oude
rekenkamercommissie (bestaande uit 3 raadsleden) haar laatste onderzoek af. Dit onderzoek had tot
onderwerp de overhead binnen de gemeente Zoetermeer.
Eind 2004 was besloten dat na de verkiezingen van 2006 de rekenkamercommissie een gemengde
commissie zou moeten worden, bestaande uit 3 externe leden en 2 raadsleden. Per 1 april zou de
nieuwe rekenkamercommissie van start gaan. De benoeming van de externe leden door de raad had
al plaatsgevonden maar de benoeming van de twee raadsleden liet als gevolg van de verkiezingen
wat langer op zich wachten en vond uiteindelijk plaats in de raadsvergadering van 29 mei 2006.
Door de late start van de nieuwe rekenkamercommissie was het niet meer mogelijk om in 2006 nog
een onderzoek uit te voeren. In 2006 heeft de nieuwe rekenkamercommissie zich gericht op het
opstellen van het onderzoeksprogramma, waarvoor input is gevraagd van onder andere de
gemeenteraad en inwoners. Ook hebben er kennismakingsgesprekken plaatsgevonden en heeft de
rekenkamercommissie tijd besteed aan het bepalen van haar koers. Als gevolg van de late opstart van
de nieuwe Rekenkamercommissie in 2006 zijn de onderzoeksuitgaven van de commissie in dit jaar
beperkt gebleven.
Financieel-administratieve dienstverlening
Een belangrijke mijlpaal voor FAD was in 2006 het afronden van de doorontwikkeling van de afdeling
in juni 2006. De doorontwikkeling was het sluitstuk van de concentraties van de administratieve
eenheden binnen het concern per 1 januari 2004. De doorontwikkeling heeft geleid tot intensievere
kwaliteitscontroles en het bij elkaar plaatsen van samenhangende activiteiten binnen teams. De
vruchten van de doorontwikkeling worden inmiddels geplukt. De administratieve jaarafsluiting 2006 is
een week sneller dan voorgaand jaar en bovendien probleemloos gerealiseerd. Verder is de
voorbereiding van het Digidos-deelproject digitaliseren van facturen gestart.
Juridische Aangelegenheden
In 2006 is de afdeling in kader van uitvoering motie 10 doorgelicht. Het positieve eindrapport vraagt
aandacht voor een, gemeentebrede, betere verankering van de juridische kwaliteitszorg.
De inzet voor het verbeteren van de regie en uitvoering van de zogenaamde veiligheidsketen zal geen
vorm krijgen in een aparte hoofdafdeling. In plaats daarvan wordt getracht dit door betere afstemming
van werkprocessen en overlegstructuren te realiseren; de voorbereidingen hiertoe zijn in 2006 gestart.
Concernverslag 2006 170