COLETÂNEA BITEC2008-2010 - CNI

228 COLETÂNEA BITEC 2008-2010A primeira parte (figura 1) era a maior de todas e continha livros, revistas, pastas, caixa de CD e outrositens sem nenhum tipo de padronização e ordenação. A segunda (figura 2) armazenava resmasde papel, outros livros, outras pastas e até uma impressora multifuncional que aguardava concerto.Possuía, também, duas gavetas, sendo que em uma eram armazenados os materiais promocionais queeram usados como referência de imagens para elaboração de alguns serviços e na outra havia materiaisde informática (mouses antigos, microfones, extensões e cartuchos para impressora), lâmpadas, parafusose outros utilitários. Havia também uma parte que continha sacos plásticos, materiais promocionaisda própria empresa (como cartazes de eventos e folders), caixas de som e teclados de computadorantigos.Assim como Lapa (1998), ao afirmar que o senso de ordenação significa a determinação do melhorlocal, maneira e disposição para guardar dispositivos, matéria-prima e documentos identificados naprática da separação, de tal forma que possam ser localizados, utilizados e repostos com facilidade, semperda de tempo e com segurança, iniciou-se uma reordenação do espaço do armário.A primeira etapa dessa reordenação consistiu em criar categorias para os livros, originando umapequena biblioteca com índice geral (figura 3), o que facilitou o acesso, de maneira mais rápida, à informação(o tempo-padrão mundial para se achar documentos ou ter acesso à informação, nas empresasque implantaram o 5S, é de 30 segundos).Figura 3: Detalhe da folha de índice geralCada volume recebeu uma etiqueta-padrão com um sistema de numeração próprio, ou seja, osde 001 a 100 correspondiam a certa categoria; os de 101 a 200 já correspondiam à outra e assim sucessivamente.As revistas foram catalogadas no índice geral também e foram inseridas em revisteirosdevidamente identificados com etiquetas que continham os exemplares exatamente na ordem em queestão escritos nelas.As pastas foram devidamente etiquetadas de acordo com os documentos nelas inseridos, são elas:relatórios financeiros; notas fiscais; prospecção de clientes (armazena os materiais promocionais de empresasem geral para que possa ser efetuado contato para vender os serviços); almoxarifado (contémdesenhos e rascunhos de serviços anteriores); contabilidade; serviços em andamento; e serviços finalizados.Essa divisão já possibilitou novamente um acesso rápido à informação.