COLETÂNEA BITEC2008-2010 - CNI

230 COLETÂNEA BITEC 2008-2010Na porta esquerda do armário é possível encontrar o índice geral da biblioteca, com a numeraçãode todos os livros e a indicação do nome das revistas de cada revisteiro, assim como a ficha de controleda área de transição, na qual são feitas anotações dos novos livros e/ou revistas que serão inseridosposteriormente. Determinou-se que, os procedimentos de etiquetação e inclusão dos nomes destes noíndice geral só seriam realizados quando a área de transição (área vazia acima das gavetas) contivesseum número razoável de volumes.Na parte superior esquerda, está localizada a área destinada somente aos livros e a superiordireita é destinada somente às apostilas com espirais, pois a etiquetação de cada um desses itensé realizada de forma diferente. As partes esquerda e central do meio foram Designadas para armazenarsomente as pastas da empresa (relatórios financeiros; notas fiscais; prospecção de clientes;almoxarifado; contabilidade; serviços em andamento; e serviços finalizados), já a parte direita armazenaas resmas e todos os outros tipos de papel que a empresa geralmente utiliza, tais comopapel vegetal e papel jornal, além da câmera fotográfica (que possui um local específico) e da caixade CDs. A impressora multifuncional que antes era armazenada neste espaço foi vendida, logo apósa realização do primeiro senso.A gaveta de cima agora armazena os materiais promocionais usados como referências, osquais foram arrumados por tamanho, facilitando a busca. Na de baixo, estão guardados somenteequipamentos de informática, os outros itens (lâmpadas, parafusos e etc.) foram transferidos paraoutra caixa específica.Para a área inferior direita, determinou-se o armazenamento dos vários cartazes (de congressos,feiras, semanas acadêmicas etc.) de serviços já realizados.Objetivando a implementação do seiso (3 o S), foram confeccionadas as normas de limpeza e inspeção(NLI), as quais são compostas de um desenho ou foto da subárea, os pontos a inspecionar, oscritérios necessários, o que deve ser feito para garantir o cumprimento dos critérios, da frequência e doresponsável pela limpeza e pela inspeção. Como o escritório só possui três mesas, sendo que duas sãorealmente utilizadas, somente foram confeccionadas as NLI deles.Os últimos sensos (4 o S e 5º S) caracterizam-se pela manutenção da limpeza e higiene e dos trêssensos anteriores. Para garantir a manutenção do sistema, bem como avaliar o desempenho da implantaçãodo programa, elaborou-se um cronograma de auditorias. A frequência inicial determinada foi deuma a cada quinzena. As dificuldades levantadas são transformadas em sugestões de melhoria comprazo de conclusão.15.4.1 Metodologia da aplicação dos manuais e da planilha eletrônicaOs manuais deste projeto foram elaborados para oferecer suporte documental a dois tipos de atividades,as quais permitem a seguinte classificação deles:• Manual Operacional: apresenta fluxos (fluxogramas) e lições de um ponto (LUP) relacionadosaos processos comuns da empresa, tais como: fazer um novo orçamento; identificar passo apasso o que acontece durante o fechamento de uma proposta; como realizar as pesquisas deque darão suporte ao serviço de elaboração de identidade visual, entre outras mais importantesações operacionais que usualmente os sócios realizam.