Ghid de evaluare a sistemului de control intern - Curtea de Conturi

și corectează imediat acțiunile ce trebuiau luate în mod normal. Obiectivul NAO este de a monitoriza
acțiunile de urmărire a constatărilor și de a furniza consultanță suplimentară managementului, atunci
când este cazul. Noile zone de risc identificate ca rezultat al activității de audit vor fi reflectate în
planul de audit ulterior.
CAPITOLUL III Îndeplinirea obiectivelor de control prin intermediul standardelor detaliate
Pentru îndeplinirea obiectivelor de control și a structurii eficiente de control intern, Liniile
directoare pentru control intern INTOSAI furnizează standarde detaliate care acoperă aspecte privind
(1) documentarea, (2) înregistrarea adecvată a tranzacțiilor și evenimentelor, (3) autorizarea și
executarea tranzacțiilor și evenimentelor, (4) segregarea sarcinilor (separarea sarcinilor), (5)
supervizarea și (6) accesul și răspunderea pentru resurse și înregistrări.
Documentarea
Referitor la documentația adecvată, standardele detaliate INTOSAI indică următoarele.
Structura controlului intern și toate tranzacțiile și evenimentele semnificative trebuie să fie bine
documentate iar documentația trebuie să fie disponibilă imediat pentru examinare. Documentația
referitoare la tranzacții sau evenimente semnificative trebuie să fie completă și corectă și ar trebui să
permită ca fiecare tranzacţie sau eveniment să fie urmărite încă de la începuturile sale, în timpul
derulării acestora, până după ce acestea sunt finalizate. Statele membre INTOSAI au declarat că au
învățat lecția privind efectele negative ce rezultă din a nu avea o documentație adecvată, după cum
este ilustrat de următoarele trei situaţii.
În primul rând, Oficiul Național de Audit al UK (UK NAO) a raportat inexistența sau
documentarea inadecvată în susținerea operațiunilor/tranzacțiilor financiare care au fost identificate
ca urmare a efectuării unor audituri financiare. De exemplu, NAO raportează:
lipsa documentației depusă de către angajați în sprijinul efectuării unor cheltuieli cu carduri
de credit cu garanție guvernamentală.
lipsa unei documentații adecvate referitoare la cererile solicitanților de servicii juridice
gratuite, ce rezultă dintr-o evidență necorespunzătoare a confirmării plăților autorizate de
Parlament.
incapacitatea guvernului de a produce documentația care să vină în sprijinul deciziilor
manageriale privind evaluarea unor contracte competitive.
În al doilea rând, departamentele, ministerele şi organismele statutare ale Guvernului Tonga
au identificat, de asemenea inexistența documentaţiei şi incompleta înregistrare în contabilitate. De
exemplu, la un singur departament, s-au pierdut copii ale încasărilor, dar contabilul nu a considerat
acest lucru ca fiind grav sau contrar legilor şi regulamentelor.
În al treilea rând, ca urmare a examinării documentaţiei destinată să sprijine operaţiunile,
SAI-ul Republicii Africa de Sud a identificat şi semnalat Parlamentului un număr substanţial de
cazuri care implică plăţi inadecvate ale departamentului Muncii/Ministerului Muncii. Aceleași sume
au fost din nou plătite în baza acelorași documente sursă, deşi numele beneficiarilor nu au fost
identice. Valoarea plăţilor duble sau multiple a fost substanţială. Pentru a ajuta la depăşirea unor
astfel de deficienţe, standardele de control intern INTOSAI sugerează că documentarea tranzacţiilor
sau evenimentelor semnificative ar trebui să fie completă şi corectă. Acest lucru ar trebui să permită
ca fiecare tranzacţie sau eveniment sa fie urmărite încă de la început, în timpul derularii, până după
ce acestea sunt finalizate.
Înregistrarea promptă și corectă a tranzacțiilor și evenimentelor
Standardele detaliate INTOSAI, prevăd de asemenea, că tranzacţiile şi evenimentele
semnificative trebuie să fie înregistrate cu promptitudine şi clasificate în mod corect. Aceasta se
aplică întregului proces, sau ciclu de viaţă al unei tranzacţii sau a unui eveniment, inclusiv (1)
inițierea și autorizarea, (2) toate etapele aflate în derulare și (3) clasificarea finală în sumarul
înregistrărilor. Ca şi în documentaţie, membrii INTOSAI au raportat aspecte privind provocările în
îndeplinirea acestui standard.
De exemplu, din cauza neglijențelor controlului intern în cadrul sistemului folosit pentru plata
personalului US Army (armata SUA), au fost plătite persoane care nu mai puteau beneficia de acest
drept, deoarece acestea nu mai activau în armată. Mai mult, aceste plăţi necorespunzătoare nu au fost
117