Ghid de evaluare a sistemului de control intern - Curtea de Conturi

detectate de sistemul de salarizare. Într-o perioadă de o lună în care Oficiul General de Contabilitate
al SUA (SAI SUA) a revizuit aceasta situație, s-a stabilit că aproximativ 2.200 de soldaţi ai Armatei
au fost plătiți pe nedrept. Multe dintre aceste persoane au primit plăţi neautorizate pentru mai multe
luni, ajungându-se la plata a 7,8 milioane dolari. Plăţile necorespunzătoare au fost efectuate în primul
rând din cauza personalului din Departmentul de Apărare al US care nu a respectat procedurile
stabilite.
UK NAO a raportat, de asemenea, cazuri referitoare la tranzacții incorect înregistrate, pe care
le-a clasificat ca fiind slăbiciuni ale controlului intern. Într-un singur exemplu, procedurile nu au fost
menite să asigure manipularea şi înregistrarea rapidă şi sigură a încasărilor în numerar.
De exemplu, NAO a identificat întârzieri de peste două săptămâni în depunerea încasarilor,
fapt care a dus la creșterea riscurilor de delapidare. Într-un alt caz, Oficiul a raportat deficienţe de
control financiar în domeniul achiziţiilor, inclusiv în lipsa înregistrărilor privind autorizarea
tranzacţiilor, cum ar fi ordin de cumpărare, dovada de livrare inadecvata şi verificarea
necorespunzătoare a bunurilor primite.
Mai mult, în Noua Zeelandă, un număr de entităţi/organizații guvernamentale au suferit
modificări semnificative de sistem care nu au fost complet testate. Acest lucru a dus la cazuri de
procesare timpurie a tranzacţiilor şi la lipsa reconcilierilor; o deficiență de control intern raportată de
către Biroului Naţional de Audit al țării.
Pentru a preveni situaţii ca acestea, standardele de control intern INTOSAI recunosc faptul că
înregistrarea promptă şi corectă a informaţiilor este esenţială. Cunoașterea acestui standard este
esenţială pentru asigurarea oportunităților şi fiabilității tuturor informaţiilor utilizate de către o
organizaţie pentru a sprijini operaţiunile sale şi luarea deciziilor.
Autorizarea și executarea tranzacțiilor și evenimentelor
Standardele detaliate INTOSAI recomandă ca tranzacţiile şi evenimentele importante să fie
autorizate şi executate doar de către persoane care acţionează în domeniul de aplicare al autorităţii
lor. În conformitate cu termenii unei autorizări, aceasta înseamnă că angajaţii execută sarcinile
atribuite în conformitate cu directivele şi în limitele stabilite de conducere sau de legislaţie.
În anul 1992, Biroul Naţional de Audit islandez a auditat cheltuielile efectuate cu
automobilele în mai multe departamente ale guvernului islandez. Auditul a arătat câteva puncte slabe
în structura generală şi de control intern în acest domeniu, inclusiv multe contracte care au fost
făcute cu angajaţii individuali, într-o manieră nestructurată, fără a ține seama de cerințele în domeniu
transportului - limitând astfel aprobările conducerii și alte controale. Totuşi, o altă perspectivă asupra
acestei probleme a fost demonstrată de Auditorul General al Republicii Costa Rica, printr-un
exemplu, care implică utilizarea vehiculelor deţinute de stat. În desfășurarea unui audit s-a constatat
că, în timp ce utilizarea unor astfel de vehicule ar trebui să fie autorizată în mod corespunzător, ele
au fost folosite(1) în scopuri neautorizate, (2) în afara orelor de lucru fără autorizaţie, şi (3)
necorespunzător, de către un funcţionar pentru scopuri personale.
Bazându-se pe studierea problemelor referitoare la controlul intern, auditorii din China au
raportat că noţiunea de control intern trebuie să acopere și controlul de autorizare. Ei recomandă
necesitatea acestui control pentru a se asigurara că personalul lucrează în limitele permise de
autoritatea lor şi prin urmare, se exercită un control asupra activităţilor economice în momentul în
care acestea sunt inițiate.
Separarea atribuţiilor
Ca şi în cazul altor standarde detaliate, statele membre INTOSAI au înţeles pe deplin riscul
de eroare, irosirea sau greşelile din actele conexe în cazul controlului efectuat de o singură persoană
în toate etapele cheie ale unei tranzacţii sau a unui eveniment. În acest sens, liniile directoare pentru
control intern INTOSAI, menționează că îndatoririle cheie şi responsabilităţile în autorizarea,
procesarea, înregistrarea şi revizuirea tranzacţiilor şi evenimentelor ar trebui să fie deținute de
persoane diferite. Punerea în aplicare în mod corespunzător a acestui standard, ar ajuta foarte mult în
evitarea situaţiilor precum episoadele raportate de către membrii INTOSAI, cum ar fi statul Tonga,
care a constatat că separarea atribuțiilor reprezintă în cazul lor o slăbiciune majoră, comună tuturor
departamentelor şi ministerelor.
În mai multe exemple specifice, Oficiul de Audit al Noii Zeelande a constatat că au apărut
riscuri ca urmare a utilizării unui număr impresionant de personal contractual în anumite
118