Ghid de evaluare a sistemului de control intern - Curtea de Conturi

şi de prevenire. Măsurile corective sunt o completare necesară la activităţile de control pentru
atingerea obiectivelor. Activităţile de control reprezintă politicile şi procedurile instituite şi executate
pentru abordarea riscurilor şi atingerea obiectivelor instituţiei.
Pentru a fi eficiente, activităţile de control trebuie:
să fie adecvate (să se execute controlul potrivit la locul potrivit şi proporţional cu riscul
implicat);
să funcţioneze sistematic în conformitate cu planul în perioada respectivă (să fie respectate
integral de toţi angajaţii implicaţi şi să nu fie încălcate când funcţionarii cheie nu sunt
prezenţi sau când volumul de lucru este mare);
să fie rentabile (costul implementării controlului nu trebuie să depăşească beneficiile
derivate);
să fie comprehensive, rezonabile şi integrate cu alte componente ale controlului intern.
Activităţile de control includ o gamă diversă de politici şi proceduri, după cum urmează:
1) Proceduri de autorizare şi aprobare
Autorizarea şi executarea tranzacţiilor şi evenimentelor se realizează numai de persoane care
acţionează în sfera autorităţii lor. Autorizarea reprezintă principalul mijloc de asigurare că numai
tranzacţiile şi evenimentele valabile dorite de conducere sunt iniţiate. Procedurile de autorizare, care
trebuie să fie documentate şi comunicate clar managerilor şi angajaţilor, trebuie să conţină condiţiile
speciale în care se face autorizarea. Conformitatea cu termenii unei autorizări înseamnă că angajaţii
acţionează în conformitate cu directivele şi în limitele stabilite de conducere sau legislaţie.
2) Separarea îndatoririlor (autorizare, procesare, înregistrare, revizuire)
Pentru a reduce riscurile de erori, pierderi sau acte ilegale şi riscul de a nu depista astfel de
probleme, nici o persoană sau nici o echipă nu trebuie să controleze singură toate fazele principale
ale unei tranzacţii sau unui eveniment. În schimb, sarcinile şi responsabilităţile trebuie atribuite
sistematic unui număr de persoane pentru a asigura existenţa unor verificări şi bilanţuri eficiente.
Sarcinile principale includ autorizarea şi înregistrarea tranzacţiilor, procesarea şi revizuirea sau
auditarea tranzacţiilor. Înţelegerile secrete pot însă reduce sau anula eficienţa acestei tehnici de
control intern. O instituţie mică poate avea prea puţini angajaţi pentru a implementa integral această
tehnică. În astfel de cazuri, conducerea trebuie să fie conştientă de riscuri şi să compenseze cu alte
controale. Rotaţia angajaţilor poate contribui la asigurarea că nu o singură persoană se ocupă de toate
aspectele principale ale tranzacţiilor sau evenimentelor pentru o perioadă necuvenită de timp. De
asemenea, încurajarea sau solicitarea concediilor anuale poate contribui la reducerea riscurilor prin
realizarea unei rotiri temporare a cadrelor.
3) Controale privind accesul la resurse şi evidenţe/înregistrări
Accesul la resurse şi evidenţe este limitat la persoanele autorizate care răspund de custodia
şi/sau utilizarea resurselor. Răspunderea pentru custodie este dovedită prin existenţa unor chitanţe,
inventare, sau alte înregistrări şi evidenţierea transferului de custodie. Restricţionarea accesului la
resurse reduce riscul de utilizare neautorizată sau pierdere pentru administraţie şi contribuie la
realizarea directivelor manageriale. Gradul de restricţionare depinde de vulnerabilitatea resursei şi de
riscul perceput de pierdere sau utilizare neadecvată; el trebuie revizuit periodic. La stabilirea
vulnerabilităţii unui activ trebuie avute în vedere costul acestuia şi posibilitatea deplasării şi
schimbării lui.
4) Verificări
Tranzacţiile şi evenimentele semnificative sunt verificate înainte şi după procesare, de
exemplu, la livrarea produselor, numărul bunurilor livrate este verificat cu numărul bunurilor
comandate. Ulterior, numărul bunurilor facturate este verificat cu numărul bunurilor primite.
Inventarul este verificat şi prin efectuarea de inventarieri.
5) Reconcilieri/punctaje
Înregistrările sunt reconciliate cu documentele respective în mod regulat, de exemplu
evidenţele contabile aferente conturilor bancare sunt reconciliate/punctate cu extrasele de cont
respective.
6) Analiza performanţei de funcţionare
Performanţele de funcţionare sunt analizate în mod regulat comparativ cu un set de standarde,
evaluându-se eficienţa şi eficacitatea.
91