Ghid de evaluare a sistemului de control intern - Curtea de Conturi

entităţi/organizatii guvernamentale. Cu toate că acestea au îndeplinit obiectivul de reducere a
cheltuielilor, au folosit un compromis în sergegarea atribuțiilor.
În abordarea acestor tipuri de probleme, Japonia raportează că sistemul său de control pentru
prevenirea erorilor contabile şi a fraudelor include separarea atribuţiilor, cum ar fi contractele
funcționarilor și ale funcționarilor fiscali (inspectori fiscali). De exemplu, (1) Ministerul Finanţelor
notifică funcționarii fiscali cu privire la planurile de plată aprobate, (2) funcționarii fiscali prezintă
rapoarte de plată către Ministerul de Finanţe, (3) funcționarii contractuali notifică funcționarilor
fiscali sumele şi conţinutul contractului, şi (4) funcționarii fiscali aprobă plata după verificarea dacă
valoarea contractului se încadrează în sumele bugetului.
Cu toate acestea, asa cum a declarat UK NAO, este deseori dificil pentru organizaţiile mici să
menţină segregarea/separarea corespunzătoare a sarcinilor. NAO a constatat cazuri în care (1)
anumite persoane au fost în măsură să autorizeze dar și să verifice plăţile, (2) personalul ar putea
ordonanța, autoriza şi recepționa bunuri, şi 3) nu au existat sau există puţine probe care arată că au
fost efectuate controale de supraveghere. În cazurile în care organizaţiile mici fac o separare
corespunzătoare a sarcinilor dificile, liniile directoare ale INTOSAI sugerează că managementul
trebuie să fie conştient de riscurile şi de compensarea acestora cu alte controale. De exemplu, rotirea
angajaţilor poate da asigurarea că o persoană nu se ocupă cu aspecte cheie legate de tranzacţii sau
evenimente pentru o perioada nejustificată de timp.
Supervizarea
Liniile directoare pentru control intern INTOSAI prevăd că supravegherea competentă trebuie
să fie furnizată pentru a se asigura că obiectivele de control intern sunt realizate. Eforturile
membrilor INTOSAI privind implementarea și auditarea controlului intern, subliniază importanța
unei supervizări corespunzătoare a sarcinilor dar şi a angajaţilor, ca un mecanism fundamental de
control intern.
SAI-ul Republicii Costa Rica a oferit două studii de caz care demonstrează neconformitatea
cu standardul INTOSAI. Primul caz se referă la un sistem informatizat utilizat de către bănci, care
colectează veniturile vamale pentru transmiterea electronică spre birourile vamale de pe întreg
teritoriul Costa Rica. Auditorii au constatat că procedeul dezvoltat de autoritatea vamala pentru
confirmarea, înregistrarea și revizuirea informațiilor, a permis modificări nesupravegheate/neavizate
a datelor transmise pe cale electronică fără o documentare sau verificare a validității si fiabilității
acestora.
Al doilea caz se referă la o evaluare a guvernului Costa Rica privind resursele utilizate pentru
furnizarea serviciilor de sănătate - în special serviciul de consultații externe. Auditorii au raportat că
resursele medicale au fost semnificativ mai slab utilizate, deoarece programul de lucru stabilit nu a
fost respectat, ceea ce a dus la utilizarea necorespunzătoare a echipamentelor, precum şi la lipsa de
atenţie în timp util la pacienţii care aşteptau să fie consultați. Cauza principală a fost lipsa de
supraveghere şi control ulterior a orarelor de lucru de către şefii de specialități medicale.
O altă ţară, Regatul Tonga, a identificat, de asemenea lipsa de formare/pregatire profesională,
ca o slăbiciune a controlului intern, aspect comun pentru cele mai multe agenții /organizații
guvernamentale. Auditorul General a sprijinit abordarea acestor slăbiciuni pornind de la programe de
training, identificarea supervizorilor pentru fiecare nivel de personal şi subliniind importanţa acestor
aspecte ale sistemelor de control intern.
Pentru a ajuta la asigurarea unei supravegheri adecvate, standardele de control intern ale
INTOSAI menționează că autorităţile de supraveghere trebuie să revizuiască şi să aprobe, după caz,
sarcinile angajaţilor lor. Ele trebuie să furnizeze, de asemenea, angajaţilor orientările necesare şi de
formare pentru a se asigura că erorile şi greşelile sunt reduse la minimum şi că directivele specifice
de management sunt înţelese şi realizate.
Accesul și răspunderea pentru resurse și înregistrări
Ultimele instrucțiuni detaliate ale standardelor INTOSAI arată că accesul la resurse și
înregistrări trebuie să fie limitat la persoanele fizice autorizate care sunt responsabile pentru custodia
sau utilizarea lor. Pentru a asigura răspunderea, resursele sunt comparate periodic cu valorile
înregistrate pentru a determina dacă cele două sunt puse de acord.
Într-o situație care implică accesul la înregistrări, inspectorii fiscali guvernamentali ai SUA,
au fost afectați de insuficiența controalelor interne ale sistemelor informatice. Declarațiile financiare
119