Inicjatywy klastrowe: skuteczne działanie i strategiczny rozwój (pdf)

56
Rady Klastra) oraz od uczestników, dotyczących interesujących ich kwestii. Obszary współpracy definiowane
są na spotkaniach inicjowanych przez Animatora (po uzyskaniu sygnału o zainteresowaniu). Jego obowiązkiem
jest bowiem organizacja spotkań informacyjnych i warsztatowych. W tym zakresie ważne jest też wsparcie
i uczestnictwo Animatora w pracach grup roboczych, które często potrzebują wsparcia organizacyjnego.
Animator funkcjonuje często w strukturze konkretnej instytucji bądź firmy, ale jest odpowiedzialny za realizację
strategii, przede wszystkim wobec uczestników klastra. Jest, de facto, dla nich. Firmy, w ramach
inicjatywy, często dzwonią i proszą o różne informacje lub pomoc w zorganizowaniu działania. Animator
powinien zatem odnosić się do ich uwag i próśb, nawet małych i specyficznych dla firm, z wyjątkową
uwagą (pomoc w załatwieniu sprawy, udzielenie informacji o możliwości uczestnictwa w jakimś projekcie,
organizacja spotkania w sprawie). Strategiczną kwestią jest, by większość uwagi i czasu pracy animatora,
skierowana była na pomoc firmom i kontakty z ich przedstawicielami, a w mniejszym stopniu, na działania
administracyjne związane, np. z zarządzaniem projektem współfinansującym działalność biura. Nie do
przyjęcia jest zaniedbywanie tego obowiązku, bądź przekazywanie go innym pracownikom. Bezpośredni,
przyjazny i efektywny kontakt jest niezbędny.
Obowiązkiem Animatora, jako, w pewien sposób reprezentanta grupy firm, jest nawiązywanie i utrzymywanie
kontaktów z partnerami zewnętrznymi takimi jak, np. administracja regionalna i krajowa, lobbing.
W tym zakresie niezbędna jest doza dyplomacji (delikatne formułowanie postulatów co do działań urzędów
i instytucji – bez stanowczego stawiania spraw i wywoływania ostrej reakcji), zrozumienia początkowej nieufności
reprezentantów instytucji, dostosowywania się do obowiązujących procedur i zasad (np. informacji
z wyprzedzeniem, odpowiednim pismem, od osoby na odpowiednim stanowisku). Niedopuszczalne jest
doprowadzenie do zaogniania sytuacji i pogorszenia przyjaznych stosunków z partnerami zewnętrznymi.
Przyszły Animator musi posiadać wiele cech niezbędnych na tym stanowisku, ale przede wszystkim, musi
to być osoba zaangażowana. Warunkiem krytycznym jest tu, m.in. dyspozycyjność czasowa i możliwość
wykonywania pracy na terenie całego obszaru funkcjonowania klastra, np. regionu. Rozwój klastra to praca
w ruchu, ciągłe spotkania i wizyty w firmach oraz pełna dyspozycyjność, także w godzinach popołudniowych,
kiedy to najczęściej organizowane są spotkania grup roboczych.
W pracy animatora preferowane jest doświadczenie biznesowe. Nawet, mimo jego braku, oczekuje się
biznesowego podejścia do spraw związanych z rozwojem firm i wspieraniem ich w zdobywaniu nowych
rynków. Firmy oczekują takiego wparcia i oczekują sukcesu w tych działaniach. Ich brak powoduje niechęć
do współpracy i wycofywanie z działalności klastrowej.
Podstawowy obowiązek Animatora to koordynacja działań związanych z realizacją strategii klastra. Ze
względu na to, że nadzór nad jej realizacją sprawuje zazwyczaj ciało strategiczne, np. rada klastra, niezbędna
jest ścisła współpraca z tym organem strategicznym. Powinno to obejmować, m.in. dokumentowanie
przeprowadzonych działań, raportowanie, uczestnictwo w spotkaniach rady lub zarządu. Przekazywanie
animatorowi wiedzy i sposobów działania w klastrze nie powinno być przez niego odczuwane jako
„wtrącanie się” w jego zakres obowiązków. Komunikacja polega też na sprawnym przekazywaniu spraw
strategicznych do konsultacji. Niedopuszczalne jest jednak zasypywanie tego organu (mającego z założenia
nadawać działaniom ogólny kierunek) sprawami mniejszej wagi, przesyłanie maili dot. różnych spraw,
od różnych osób, bez jakiegokolwiek komentarza albo propozycji. Zaburza to komunikację, zabiera czas
i w zalewie spraw, nie pozwala skupić się na strategicznych kwestiach.
W ramach pracy Animatora niezbędna jest często współpraca z ekspertami, którzy, ze względu na swoją
specjalistyczną wiedzę, wspierają go w decyzjach. Są to, np. radcy prawni pomagający w zawiłościach praw
własności intelektualnej w ramach współpracy firm lub specjaliści rozliczania projektów unijnych. Warto
korzystać z dostępnego wsparcia w ramach projektów finansowanych z funduszy unijnych, ale też dostępnych
w ramach regionalnych programów wsparcia klastrów w poszczególnych województwach.