Inicjatywy klastrowe: skuteczne działanie i strategiczny rozwój (pdf)

Prawidłowo wypełniona matryca logiczna dostarcza zwięzłego podsumowania projektu. Wskazuje również
kluczowe zagrożenia, wpływające na osiągnięcie założonych celów. Kluczowe znaczenie dla skutecznego
korzystania z tego narzędzia ma jednak sekwencja jej wypełniania. Przy jej wypełnianiu obowiązuje szereg
zasad z czego najważniejsze to:
• „śmieci wchodzą – śmieci wychodzą”, przez co należy rozumieć odpowiednie podejście do jakości
materiału wstępnego i wstępnych założeń, przede wszystkim właściwej analizy problemu,
• sekwencja wypełniania matrycy – od ogółu do szczegółu,
• nie jest to zestaw mechanicznych procedur, ale wsparcie w procesie planowania,
• w sposób syntetyczny pokazuje ujęcie projektowe, ale podsumowanie złożonych w proste frazy,
może być niejasne lub pozbawione znaczenia dla osoby postronnej.
Istnieje szereg użytecznych narzędzi informatycznych wspomagających planowanie projektu i wizualizację
zakresu zadań, sekwencji, celów pośrednich i harmonogramów. Przykładowo, bardzo
często w tym celu, używany jest popularny program Excel, a także programy zaprojektowane specjalnie
do wspomagania zarządzania projektami, jak MS Project.
Rezultaty etapu planowania powinny zostać podsumowane w dokumencie – PLANIE PROJEKTU. Zakres
planu jest indywidualny w zależności od tematyki projektu. Jeśli projekt ma być dofinansowany ze środków
UE obowiązują najczęściej szczegółowe wytyczne dotyczące jego wyglądu. W codziennej pracy inicjatyw
klastrowych taki plan zazwyczaj zawiera następujące elementy (por. Trocki M. 2003):
• Wprowadzenie – zarys projektu
• Potrzeba, na którą odpowiada projekt
• Cele projektu i jego zakres
• Zakładane efekty
• Opis uczestników projektu: organizacji i partnerów
• Struktura organizacyjna projektu, procedury
• Zespół, przyjęte role i zakres odpowiedzialności
• Plan źródeł finansowania i kosztów projektu
• Harmonogram realizacji, matryca logiczna projektu
• Monitoring i ewaluacja efektów
Plan obejmuje wszystkie etapy i działania projektu. Wskazane jest, aby w planowaniu udział brali członkowie
zespołu projektowego, gdyż wzmacnia to poczucie współodpowiedzialności, budując równocześnie
zaangażowanie i motywację.
Narzędzia przydatne przy planowaniu
Wstępna faza planowania często wykorzystuje różne narzędzia i techniki, z których jedną z najbardziej
popularnych, jest burza mózgów (ang. brainstorming). Pomaga ona zebrać i rozwijać istniejące pomysły,
dotyczące każdej kwestii w projekcie, dając początek innowacyjnym rozwiązaniom. Do przydatnych
narzędzi można też zaliczyć: stosowanie map umysłu (ang. mindmapping) i diagramu Ishikawy – są najskuteczniejsze
w identyfikacji czynników, które bez nich mogłyby zostać pominięte. Oczywiście, w miarę
wzrostu złożoności projektów, planowanie wymaga stosowania narzędzi ułatwiających ustalanie ko-
81