Eijk - Tilburg University

Deze facetten volgen uit het stellen van een aantal vragen die van belang zijn om goed te kunnen
implementeren.
Vragen Implementatiefacetten
Wat willen we bereiken? Resultaten;
Hoe krijgen we het voor elkaar? Plannen en sturen;
Hoe geven we het vorm? Ontwerpen en inrichten;
Hoe betrekken we iedereen erbij? Communiceren;
Hoe leren we ermee omgaan? Opleiden en trainen;
Hoe blijft het werken? Verankeren en verbeteren;
Wat levert het op? Afsluiten en evalueren.
Een resultaatbeschrijving zet vanaf het begin de toon. Het geeft richting aan de communicatie en bepaalt de
verwachtingen. Het is van belang de resultaten SMART te formuleren: specifiek, meetbaar, acceptabel,
resultaat gericht en tijdgebonden.
Plannen en sturen kan worden gedaan door het maken van een implementatieplan waarin de activiteiten,
doelen en resultaten worden uitgewerkt, maar ook de projectorganisatie en projectomgeving. In het plan
staan mijlpalen en is de communicatie vastgelegd. Bij plannen en sturen gaat het ook om inbedding van het
veranderingsproject in de staande organisatie.
Het maken van een ontwerp en het inrichten van de nieuwe situatie worden vaak met fysiek implementeren
geassocieerd. De strategie moet handen en voeten krijgen. Er wordt gezorgd voor concrete producten.
Zonder betrokkenheid van gebruikers en managers komt er geen passend ontwerp tot stand. Het ontwerp
kan grote gevolgen hebben voor medewerkers: nieuwe taken, werkplekken, systemen, etc.
Communiceren is een sleutelwoord voor succesvolle implementaties en vormt het bindend element tussen
de kernwoorden van implementeren: maken, leren en inpassen. Mensen en interacties zijn de dragers van
een verandering. Goed communiceren slaat bijna altijd op kwaliteit en niet op kwantiteit. Communicatie is
van belang vanaf het begin en houdt nooit op. Voorts dient communicatie altijd afgestemd te zijn op
specifieke doelgroepen.
Opleiden en trainen zijn essentieel in die situaties waar iets nieuws wordt geïntroduceerd. De benodigde
kennis, vaardigheid en houding moeten worden aangepast. Soms kan dit bereikt worden door coaching of
begeleiding, maar vaker zijn opleidingen en trainingen noodzakelijk. Het is hier van belang dat de opleiding/
training is toegespitst op specifieke doelgroepen. Opleidingen en trainingen zullen zelden eenmalig kunnen
zijn. Vaak zal een onderhoudsprogramma opgezet moeten worden om verankering te kunnen
bewerkstelligen.
Verankeren en verbeteren zijn essentiële onderdelen van het implementatieproces. Zowel technische als
organisatorische inbedding/ verankering is van belang. Het implementatietraject zal aan de lijn moeten
worden overgedragen. De medewerkers zullen bewust ‘ja’ tegen de verandering moeten hebben gezegd. De
veranderende systemen moeten hebben aangetoond te werken.
Afsluiten en evalueren zijn onlosmakelijke aspecten van implementeren. Het is van belang samen te kunnen
leren van de ervaringen die zijn opgedaan gedurende de looptijd van de verandering. Met het uitwisselen
van die ervaringen wordt vaak de basis gelegd voor verdere verbeteringen. Aan de hand van vooraf gestelde
doelstellingen kan worden geëvalueerd. Welke doelstellingen zijn gehaald en welke niet? Hoe komt dit en
wat kunnen we ervan leren? zijn belangrijke vragen. Door consequent te evalueren en de ervaringen vast te
leggen en weer toe te passen neemt de kwaliteit van implementeren toe.
High light:
Als belangrijke implementatiefacetten kunnen worden gezien: resultaten, plannen en sturen,
ontwerpen en inrichten, communiceren, opleiden en trainen, verankeren en verbeteren, afsluiten en
evalueren.
9.3.3. Tien succesfactoren voor implementeren
Het is belangrijk te weten wanneer een implementatie succesvol is. Een aantal factoren komt steeds weer
als essentieel en soms als kritisch naar voren. Als de implementatieprocessen worden doorgelicht op hun
succescomponenten, dan kunnen enerzijds bepaalde activiteiten worden genoemd en anderzijds de
gehanteerde fasering. Pentascope heeft een onderzoek gedaan naar implementatie van grote
veranderingsprojecten. Zij waren gericht op ICT maar de uitkomsten zijn ook toepasbaar in andere projecten.
In het onderzoek kwamen specifieke succesfactoren naar voren. Boven aan de top tien staat een duidelijke
visie op het eindresultaat, gevolgd door de betrokkenheid van medewerkers en management en gerichte
communicatie.
Ketenzorg een antwoord? Of een antwoord op ketenzorg. 123