Eijk - Tilburg University

3A.3.3. Vormen van en randvoorwaarden waaronder coördinatie kan plaatsvinden
Bij samenwerking is het altijd zo dat activiteiten met elkaar verbonden worden. Wanneer deze
verbinding niet gestructureerd plaatsvindt is er kans op chaos. Bij chaos wordt het overzicht verloren
en daarmee ontstaat er een bedreiging voor de samenwerking: loslating. Organisaties hebben er dus
belang bij dat samenwerking gestructureerd verloopt. Structurering kan via verschillende manieren
plaatsvinden. In deze paragraaf wordt met name coördinatie als structureringsmechanisme
behandeld. Mintzberg (in Crasborn en Sales, 1998) en Kenis (2003) hebben elk hun eigen
benadering van het begrip coördinatie. Mintzberg richt zicht op vormen van coördinatie en Kenis richt
zich op voorwaarden van coördinatie. Beide benaderingen vullen elkaar aan en kunnen regisseurs
van ketenzorg helpen bij het hanteerbaar maken van de materie.
Het koppelen van de verschillende activiteiten binnen een keten wordt vaak benoemd als
samenwerking. Mintzberg (in Crasborn en Sales, 1998), geeft vanuit een organisatiekundige optiek
aan dat elke georganiseerde menselijke activiteit twee fundamenteel verschillende en tegenstrijdige
eisen doet ontstaan: de verdeling van de werkzaamheden en de coördinatie van deze
werkzaamheden. Mintzberg onderscheidt zes fundamentele vormen van coördineren:
1. Onderlinge afstemming: hierdoor wordt coördinatie verkregen door het eenvoudige proces van
informele communicatie. Dit komt voor bij kleinschalige organisaties en in complexe
werkomstandigheden, zoals onderzoeksafdelingen;
2. Rechtstreeks toezicht: coördinatie wordt verkregen doordat een persoon orders, aanwijzingen of
instructies geeft aan verscheidene anderen wier werk met elkaar te maken heeft;
3. Standaardisatie van werkprocessen, waarbij coördinatie wordt bereikt door specificatie van de
werkzaamheden van mensen;
4. Standaardisatie van resultaten bijvoorbeeld door product of dienstspecificaties. Dit is met name
van belang wanneer de diverse waardeactiviteiten verdeeld zijn over de organisatie;
5. Standaardisatie van vaardigheden en kennis, dit speelt met name in professionele organisaties;
6. Standaardisatie van normen, dit komt met name voor in organisaties van vrijwilligers.
Mintzberg ziet deze coördinatievormen/mechanismen als de meest fundamentele structuurelementen.
Naarmate het werk gecompliceerder wordt lijken de coördinatiemechanismen te verschuiven van
onderlinge afstemming naar rechtstreeks toezicht, vervolgens naar standaardisatie, bij voorkeur van
werkprocessen naar normen dan wel van resultaten of bekwaamheden, om tenslotte terug te keren
naar onderlinge afstemming. Deze laatste is paradoxaal genoeg ook de beste vorm om de meest
complexe soorten werk aan te kunnen.
Kenis (2003) beschrijft volledigheid, taakintegratie en coöperatie als coördinatierandvoorwaarden/ -
aspecten. Hij koppelt deze aan de niveaus resources, producten/ organisaties, cliënten en in- en
externe informatie en komt daarmee tot vijftien noodzakelijke voorwaarden voor een goede coördinatie
( 5 niveaus x 3 aspecten).
‘Volledigheid’ stelt de vraag naar de mate waarin de noodzakelijke middelen en diensten beschikbaar
zijn voor de cliënten in het (zorg) systeem.
‘Taakintegratie’ stelt de vraag naar de mate waarin de verschillende elementen van het (zorg) systeem
op elkaar zijn afgestemd en elkaar opvolgen. Het type afstemming hangt af van de aard en de mate
van interdependentie tussen de verschillende elementen. Chisholm (in Kenis, 2001) onderscheidt drie
vormen van interdependentie: natural-, artifical- en voluntary interdependentie. Natural
interdependentie bestaat als er krachten zijn buiten de organisatie om die ze dwingen samen te
komen. Artifical is als een derde organisatie doelbewust twee organisaties met elkaar verbindt.
Voluntary is als organisaties vrijwillig relaties aangaan om iets gemeenschappelijks te bereiken.
‘Coöperatie’ stelt de vraag naar de mate van de kwaliteit van de relaties tussen de personen in het
(zorg) systeem. Coöperatie heeft een gedragsdimensie (gemeenschappelijke inzet, samenwerking en
een attitude dimensie (bereidheid om samen te werken, afwezigheid van het eigenbelang)).
De volgende matrix, waarin de niveaus en randvoorwaarden/ -aspecten als systeemelementen zijn
opgenomen, kan als hulpmiddel bij het beoordelen van een netwerk of keten worden gebruikt.
Ketenzorg een antwoord? Of een antwoord op ketenzorg. 26