Udbudsloven Vejledning om udbudsreglerne

SIDE 109 JANUAR 2016
Proceduren ved miniudbud 169
Proceduren ved miniudbud er, at ordregiver for hver kontrakt, der skal indgås under rammeaftalen,
skriftligt og på samme tid skal opfordre de leverandører, der er i stand til at udføre
kontrakten, til at afgive tilbud. Leverandører, der fx ikke kan tilbyde levering af en eller flere af
de efterspurgte varer, behøver således ikke modtage en opfordring.
Den skriftlige opfordring til afgivelse af tilbud skal indeholde følgende:
» Angivelse af passende frist
» Nødvendige oplysninger, evt. præcisering af vilkår
» Kriterier for tildeling og evalueringsmetode.
Opfordringen skal angive fristen for at afgive tilbud. Fristen skal være passende, og den skal
fastsættes under hensyntagen til elementer såsom kontraktens kompleksitet og den tid, det
tager at fremsende et tilbud. 170
Opfordringen skal indeholde de oplysninger, som ordregiver finder nødvendige, og der kan
ske præcisering eller tilføjelse af andre vilkår, hvis dette er angivet i udbudsmaterialet for
rammeaftalen, jf. ovenfor.
Opfordringen skal desuden indeholde kriterier for tildeling. Kriterierne for tildeling behøver
ikke at være de samme som for tildeling af rammeaftalen, men det er en betingelse, at kriterierne
for tildeling af kontrakter under rammeaftalen skal være angivet i udbudsmaterialet for
rammeaftalen. Der vil dog ved det konkrete miniudbud være mulighed for at præcisere kriterierne,
jf. ovenfor. Ordregiver har alene mulighed for at præcisere kriterierne. Der kan ikke
efterfølgende foretages ændringer i kriterierne eller tilføjes nye kriterier.
Kriterierne for tildeling ved miniudbud skal vægtes, og denne vægtning skal som udgangspunkt
fremgå af udbudsmaterialet for rammeaftalen. Er en vægtning af objektive årsager ikke
mulig, skal ordregiver angive underkriterierne i en prioriteret rækkefølge med det vigtigste
kriterie først. De konkrete anskaffelser, som skal være genstand for et miniudbud, er ofte ikke
kendt ved udformningen af udbudsmaterialet for rammeaftalen, og det vil derfor i nogle situationer
ikke være muligt at angive en vægtning af underkriterierne. I disse situationer skal
vægtningen oplyses i det materiale, som ordregiver sender i forbindelse med opfordringen til
at afgive tilbud på miniudbuddet.
Ordregiver har mulighed for, at fastsætte vægtningen af underkriterier ved brug af et passende
interval. Når der er angivet en vægtning i intervaller for kriterierne ved miniudbud i rammeaftalen,
kan intervaller også anvendes ved vægtningen af kriterierne ved det konkrete miniudbud.
Dette skal dog ske inden for rammerne af de intervaller, der er oplyst for kriterierne
for miniudbud i udbudsmaterialet for rammeaftalen. Se afsnit 10.3.3.4. om intervaller til brug
for vægtningen.
Evalueringsmetoden for tildeling af en rammeaftale skal være oplyst som en del af udbudsmaterialet
for rammeaftalen. Den evalueringsmetode, som skal anvendes ved tildeling af de konkrete
ordrer ved miniudbud, skal først oplyses og beskrives i det materiale, som ordregiver
sender ud i forbindelse med opfordringen til at afgive tilbud på et miniudbud.
__________________
169
Jf. udbudslovens § 100, stk. 2.
170
Læs om passende tidsfrister i kapitel 8.2.