Udbudsloven Vejledning om udbudsreglerne

SIDE 198
KAPITEL 9 UDELUKKELSE, EGNETHED, UDVÆLGELSE OG DOKUMENTATION
Antallet af udvalgte
Ordregiver kan kun foretage en udvælgelse, hvis der er flere ansøgere, der opfylder minimumskravene
til egnethed end det antal, som ordregiveren vil opfordre til at afgive tilbud.
Hvis der er færre ansøgere, der opfylder minimumskravene til egnethed, end det antal, ordregiver
vil opfordre til at afgive tilbud, kan ordregiveren opfordre de ansøgere, der opfylder
minimumskravene til egnethed og ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund, til at afgive tilbud.
Ordregiveren kan ikke inddrage økonomiske aktører, som ikke har ansøgt om deltagelse.
Ordregiver kan vælge at angive antallet af ansøgere, der vil blive opfordret til at afgive tilbud,
som et passende interval. I den situation skal ordregiver angive det mindste og det maksimale
antal, der vil blive opfordret til at afgive tilbud. Ordregiver har ikke et ubegrænset frit skøn til
at udvælge et antal ansøgere, der ligger inden for dette interval. Ordregiver skal udvælge det
endelige antal ansøgere på baggrund af en saglig vurdering og objektivt kunne redegøre for
forskellen mellem de udvalgte og de frasorterede ansøgere.
Hvis en ordregiver fx har anført et interval, hvor fem-syv ansøgere vil blive opfordret til at
afgive et tilbud, vil det være sagligt at opfordre fem ansøgere til at afgive tilbud, hvis ordregiveren
kan konstatere, at der er en tydelig forskel i det niveau af fx økonomisk og finansiel
formåen samt teknisk og faglig formåen, som de fem ansøgere kan præstere i forhold til de
øvrige ansøgere.
Under alle omstændigheder skal ordregiveren opfordre et tilstrækkeligt stort antal ansøgere
til at sikre reel konkurrence. Dvs. at ordregiveren både skal opfordre et antal ansøgere, der er
nødvendigt for at skabe konkurrence om kontrakten, men også skal tage hensyn til de udbudsomkostninger,
der er forbundet med at ansøge om deltagelse og afgive tilbud. Ved begrænsede
udbud skal mindst fem ansøgere opfordres til at afgive tilbud. Ved udbud med forhandling,
konkurrencepræget dialog og innovationspartnerskaber skal mindst tre ansøgere
opfordres til at afgive tilbud. Ved udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog skal
der desuden angives en begrundelse, hvis ordregiveren ønsker at udvælge flere end fem ansøgere.
Hvad kan man lægge vægt på ved udvælgelsen
Ordregiver skal i udbudsmaterialet fastlægge og offentliggøre den fremgangsmåde, der benyttes
i forbindelse med ordregiverens udvælgelse af ansøgere. Kriterierne, som ordregiver vil
lægge vægt på, behøver ikke være forbundet med ordregiverens krav til ansøgernes egnethed,
men skal blot være objektive og ikkediskriminerende. Hvis en ordregiver fx ønsker at udvælge
ansøgerne på baggrund af de mest relevante referencer, skal det beskrives i udbudsmaterialet,
hvad der konkret tillægges betydning ved bedømmelsen af referencerne. Hvis ordregiveren
lægger vægt på flere forskellige forhold, skal det fremgå klart af udbudsmaterialet, hvordan de
enkelte forhold prioriteres eller vægtes. Det er ikke et krav, at kriterierne skal vægtes, men det
skal være gennemsigtigt, hvordan udvælgelsen vil ske.
Boks 9.2
Eksempler på, hvad der
kan tillægges vægt
Økonomisk og finansiel formåen:
Hvis ordregiveren fastsætter et kriterie om økonomisk og finansiel formåen, kan der i praksis
ske det, at ordregiveren vælger de virksomheder med den største økonomiske omsætning på det
relevante marked eller faglige område og soliditetsgrad. Det kan fx være relevant i meget store
eller særlige opgaver, men i andre udbud, eksempelvis mindre udbud eller udbud, der består af
en række mindre delleverancer, kan virksomhedens kapacitet være mindre relevant. I de tilfælde
kan ordregiveren med fordel lægge større vægt på andre kriterier, eksempelvis
spidskompetencer. Ordregiveren kan dermed skabe bedre grundlag for at få det bedste
tilbudsgiverfelt som deltagere i udbuddet.