Udbudsloven Vejledning om udbudsreglerne

SIDE 55 JANUAR 2016
Kan ordregivers behov ikke imødekommes uden tilpasning af allerede tilgængelige løsninger,
kan ordregiveren anvende udbud med forhandling. Allerede tilgængelige løsninger er løsninger,
som allerede findes på markedet, og som ikke kræver tilpasning for at opfylde ordregivers
behov. Allerede tilgængelige løsninger vil være standardvarer, standardtjenesteydelser eller
standardløsninger i forbindelse med bygge- og anlægsopgaver, dvs. løsninger, der har karakter
af at være ”hyldevarer”.
En anskaffelse, der forudsætter tilpasning af allerede tilgængelige løsninger, kan eksempelvis
være en tilgængelig IT-løsning, der forudsætter en tilpasning til ordregivers tekniske platforme,
konvertering af data, integration med øvrige IT-systemer m.v. eller avanceret teknisk
udstyr samt medicinsk udstyr, der skal tilpasses ordregivers behov for uddannelse af personale,
samt driftsrelaterede logistiske ydelser. Der kan også være tale om anskaffelser af avancerede
produkter, intellektuelle tjenesteydelser, fx konsulent-, arkitekt- eller ingeniørvirksomhed,
hvor forhandlinger kan være nødvendige for at sikre, at anskaffelsen svarer til ordregivers
behov.
Der vil også være tale om tilpasning af tilgængelige løsninger, hvis ordregiver har behov for
nye funktioner til en allerede tilgængelig løsning, og i de tilfælde, hvor ordregiver ikke kan
fastlægge de krav, der kan opfylde ordregivers behov.
Hvis ordregiver udbyder et projekteret byggeri, hvor der skal kunne forhandles om tilbud på
forskellige løsningsforslag med henblik på bedst muligt at kunne opfylde ordregivers behov,
vil udbud med forhandling kunne anvendes. Udbudsmaterialet skal i den forbindelse ikke
indeholde en præcis specificering af, hvad der skal indkøbes, da ordregiver derved fjerner
muligheden for forskellige løsningsforslag og grundlaget for forhandlingerne.
Der vil således være en bred adgang til at anvende proceduren udbud med forhandling i de
tilfælde, hvor markedet tilbyder flere løsninger på ordregivers behov.
Det er ikke en forudsætning for at anvende proceduren, at ordregiver ikke kan lave en detaljeret
beskrivelse af en løsning. Det afgørende ved vurderingen må være, om ordregiver vurderer,
at der er behov for at forhandle om forskellige løsninger på samme behov. Ved forhandlingerne
kan tilbudsgiverne komme med forslag til, hvordan en løsning tilpasses bedst muligt
ordregivers behov, og der kan forhandles om en sådan løsning. Dette kan føre til en bedre
og/eller billigere løsning, end hvad ordregiver havde været i stand til at beskrive på forhånd,
og dermed et mere tilfredsstillende resultat.
» Design og innovative løsninger
Omfatter en anskaffelse design eller innovative løsninger, kan udbud med forhandling anvendes.
Afgørende for at kunne anvende proceduren er, at det er tilbudsgiver, der kommer med et
løsningsforslag, og at det ikke er ordregiver, der på forhånd har præsenteret et færdigt løsningsforslag.
Designløsninger kan eksempelvis vedrøre æstetik eller teknisk design. Dermed kan både produktets
æstetiske og funktionelle egenskaber, herunder brugervenlighed, materialevalg og
levetid m.v., inddrages i forhandlingerne. Innovative løsninger kan fx være indførelsen af en
ny eller betydeligt forbedret vare, tjenesteydelse eller proces.
Anvendelsen af proceduren udbud med forhandling i de situationer, hvor der er behov for
design eller innovative løsninger, er ikke begrænset til, at hele ydelsen skal bestå af design
eller innovative løsninger. Det er således nok, at et væsentligt element er omfattet af design
eller en innovativ løsning.
» Anskaffelsens kompleksitet