Udbudsloven Vejledning om udbudsreglerne

SIDE 234
KAPITEL 10 EVALUERING OG TILDELING
10.6.1 Underretning ved udvælgelse af ansøgere
Ved udvælgelse af ansøgere skal underretningen til de forbigåede ansøgere indeholde en begrundelse
for, hvorfor deres ansøgning er blevet afvist, samt navnet på den eller de ansøgere,
som er blevet udvalgt.
Denne redegørelse skal gives til såvel ansøgere, som er blevet afvist under udvælgelsen, fordi
de er udelukket eller ikke lever op til kriterierne for egnethed, men også til egnede ansøgere,
som er blevet afvist pga., at de ikke er blandt et på forhånd fastsat antal udvalgte.
Ordregiver skal redegøre for de grunde, der førte til afvisning af den pågældende ansøger. Er
ansøgeren fx fundet egnet, men ikke blandt de udvalgte, skal redegørelsen oplyse om fordelene
ved de udvalgte ansøgere.
10.6.2 Underretning ved begrænsning af antal tilbud og løsninger
Ved de fleksible procedurer som udbud med forhandling, konkurrencepræget dialog og innovationspartnerskaber
kan ordregiver beslutte, at processen skal forløbe i flere faser, hvor der
er mulighed for at begrænse antallet af tilbud eller løsninger.
Gør ordregiver brug af denne mulighed, skal underretningen til de tilbudsgivere, hvis tilbud
eller løsning bliver sorteret fra, være ledsaget af en begrundelse for, hvorfor tilbuddet eller
løsningen er blevet afvist.
Begrundelsen skal tage udgangspunkt i de oplyste kriterier for tildeling, og begrundelsen skal
tjene det samme formål som en underretning ved tildeling af kontrakt, jf. afsnit 10.6.3 nedenfor
om underretning ved tildeling af kontrakt. Der vil dog ved en begrænsning af antal tilbud
eller løsninger være tale om, at den begrundelse og de oplysninger, der skal afgives, skal ses i
forhold til de tilbud, der er gået videre i konkurrencen.
I forbindelse med frasortering af tilbud eller løsninger er der tale om et udskillelsesforløb
undervejs i udbudsproceduren. Her skal ordregiver i forbindelse med underretningen være
særligt opmærksom på ikke at udlevere oplysninger, som kan skade den efterfølgende konkurrence.
10.6.3 Underretning ved tildeling af kontrakt 426
Når ordregiveren har foretaget en evaluering af de indkomne tilbud og har besluttet, hvilken
tilbudsgiver der skal tildeles kontrakten, skal der ske underretning af alle berørte tilbudsgivere.
Underretningen skal indeholde følgende:
» Angivelse af, hvornår standstill-perioden udløber (se afsnit 10.6.7 om standstill-periode)
» Begrundelse for ordregiverens beslutning.
Begrundelsen for ordregiverens beslutning skal have et indhold, som gør, at den berørte tilbudsgiver
klart og utvetydigt får kendskab til de betragtninger, som ordregiver har lagt til
grund ved beslutningen. Ordregivers begrundelsespligt betyder dog ikke, at ordregiver skal
videregive oplysninger, som denne ikke vil kunne give aktindsigt i efter forvaltningsloven eller
offentlighedsloven.
__________________
426
Jf. udbudslovens § 171, stk. 1, nr. 4, og § 171, stk. 4.