Udbudsloven Vejledning om udbudsreglerne

SIDE 168
KAPITEL 8 TIDSFRISTER
Boks 8.1
Eksempel på fristforlængelse,
hvis udbudsmaterialet
ikke fremsendes
ved anmodning
Ordregiver har tilbageholdt fortrolige oplysninger i et offentligt udbud. Den 4. september
sender tilbudsgiver en anmodning om at se de tilbageholdte dokumenter. Sent om aftenen den
10. sender ordregiver oplysningerne. De fem dage skal regnes fra dagen efter anmodningen og
til udløbet af den sidste time på den sidste dag. Dokumenterne skal være sendt ud senest inden
udløbet af dagens sidste time den 9. Ordregiver er nu forpligtet til at forlænge tilbudsfristen
med minimum en dag, som var den tid, ordregiver overskred svarfristen.
Supplerende oplysninger og dokumenter 293
Tilbudsgiverne har mulighed for at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Disse spørgsmål,
eller hvis ordregiver selv er blevet opmærksom på et behov for uddybning af materialet, kan
føre til et behov for at ændre eller supplere de nuværende oplysninger.
Ordregiver skal meddele de supplerende oplysninger eller dokumenter senest seks dage før
udløbet af den pågældende frist. Hvis ordregivers supplering af udbudsmaterialet sker senere
end seks dage før fristens udløb, skal fristen forlænges. 294 Forlængelsen skal stå i et rimeligt
forhold til oplysningernes eller ændringens betydning for udarbejdelse af ansøgning eller
tilbud. Fristen skal altså give de berørte virksomheder passende tid til at indgive ansøgning
eller tilbud. Jo større en ændring eller detaljeret en oplysning, jo mere tid bør det påregnes, at
der skal bruges.
Fristen skal forlænges med mindst seks dage. Det vil med andre ord sige, at jo større omfanget
er af fx de supplerende dokumenter, jo længere tid skal fristen forlænges ud over de seks dage.
På den anden side er der ikke en pligt til at forlænge fristen, hvis de nye oplysninger ikke har
direkte betydning for udarbejdelsen af ansøgninger eller tilbud.
Boks 8.2
Eksempel – manglende
direkte betydning
Hvis ordregiver to dage inden ansøgningsfristen kommer med en oplysning, som kun har
relevans for tilbudsafgivelsen, vil der ikke være en pligt til at forlænge hverken ansøgningseller
tilbudsfristen. Dette skyldes, at oplysningen ikke relaterer sig til ansøgningerne og derfor
ikke har direkte betydning for indgivelsen af disse, og da den supplerende oplysning er givet
tidligere seks dage før tilbudsfristen.
Ordregiver er endvidere kun forpligtet til at meddele en supplerende oplysning, hvis anmodningen
er kommet frem i tide, sådan at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger
inden seksdagesfristen. Hvis ordregiver vurderer, at en anmodning ikke er fremsat i
tide, kan anmodningen afvises med henvisning til den sene fremsættelse.
Hvis ordregiver overholder fristen på seks dage, skal der ikke ske en fristforlængelse. Ligeledes
skal der heller ikke ske forlængelse, selvom fristen ikke overholdes, hvis der er tale om
oplysninger eller dokumenter, som er uvæsentlige. Uvæsentlige oplysninger kan være præci-
__________________
293
Jf. udbudslovens § 134.
294
Jf. udbudslovens § 93, stk. 4, nr. 1.