Udbudsloven Vejledning om udbudsreglerne

SIDE 128
KAPITEL 7 UDBUDSMATERIALET OG OFFENTLIGGØRELSE
forskellige fagpersoner, er det en god idé at sikre en sammenhæng i de enkelte dele af materialet
for at undgå overlap og modstridende oplysninger.
Der må ikke være uoverensstemmelser mellem indholdet i udbudsbekendtgørelsen og det
øvrige udbudsmateriale. Ordregiver bør altid nøje overveje, hvad der skal anskaffes, og få det
beskrevet grundigt i udbudsmaterialet. Det øvrige udbudsmateriale skal offentliggøres, når
udbudsbekendtgørelsen er offentliggjort, og det vil derfor være en fordel, at det øvrige udbudsmateriale
udarbejdes, før man udfylder udbudsbekendtgørelsen. På den måde kan man
sikre sig, at de oplysninger, der henvises til i udbudsbekendtgørelsen, er i overensstemmelse
med det øvrige udbudsmateriale.
Ordregiver skal give fri, direkte og elektronisk adgang til udbudsmaterialet fra datoen for
udbudsbekendtgørelsens offentliggørelse – uanset udbudsproceduren. 209 Det betyder, at ordregiver
skal offentliggøre hele udbudsmaterialet, når udbudsbekendtgørelsen offentliggøres,
samt give vederlagsfri adgang hertil. Det giver tilbudsgiverne de bedste forudsætninger for at
komme med relevante tilbud og fremmer det grundlæggende krav om gennemsigtighed.
Tilbudsgiverne skal på baggrund af udbudsmaterialet kunne vurdere, om opgaven er attraktiv
nok til, at de vil ansøge om deltagelse eller afgive tilbud.
Selvom det stiller store krav til udformningen af udbudsmaterialet, vil det også være til gavn
for ordregiveren, da tilbudsgiverne på et oplyst grundlag kan vurdere, om de vil ansøge om
deltagelse.
Et fyldestgørende udbudsmateriale er afgørende for en god udbudsproces, et godt indkøb og
det fremtidige samarbejde med leverandøren. Det er vigtigt med et fyldestgørende og struktureret
udbudsmateriale, da man ellers kan risikere, at der dukker uventede problemstillinger
op, som i værste fald kan føre til, at udbuddet skal annulleres, eller en kontrakt efterfølgende
må opsiges og genudbydes.
7.3 Markedsundersøgelser i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet 210
Dialog mellem ordregiverne og virksomheder er vigtig for at skabe den mest effektive konkurrence
om en offentlig kontrakt. Dialog kan derfor være et godt redskab i forbindelse med udarbejdelsen
af et udbudsmateriale.
En ordregiver kan have stor nytte af at rådføre sig med potentielle tilbudsgivere for at udarbejde
sit udbudsmateriale bedst muligt. Der kan fx være behov for at rette henvendelse til den
virksomhed, som hidtil har haft kontrakt med ordregiveren, for at få faktiske oplysninger om
den hidtil udførte opgave. Eller til konkurrenten for at få et indtryk af, om der er opstået nye
måder at løse opgaven på, siden man gennemførte det sidste udbud. Som ordregiver kan man
have et behov for dialog med en eller flere virksomheder for at skabe et overblik over, hvilke
produkter, ydelser eller bygge- og anlægsarbejder der er på et bestemt marked. Det kan fx
være for at få nye idéer til løsning af en bestemt opgave.
Har man som ordregiver ikke den fornødne faglige kompetence til selv at foretage en tilstrækkelig
teknisk beskrivelse af opgaven, kan viden fra virksomheder være en god hjælp. Der kan
også opstå et behov for, at en eller flere virksomheder udfører forberedende arbejder i forbin-
__________________
209
Jf. udbudslovens § 132.
210
Jf. udbudslovens § 39.