Udbudsloven Vejledning om udbudsreglerne

SIDE 60
KAPITEL 5 UDBUDSPROCEDURERNE
5.4.2.1 Antal ønskede tilbudsgivere 104
Ved udbud med forhandling skal ordregiver tage stilling til, hvor mange ansøgere man vil
udvælge og opfordre til at afgive tilbud. Dette skal angives i udbudsbekendtgørelsen.
Ordregiver skal udvælge mindst tre ansøgere. Hvis der modtages færre end tre ansøgninger,
kan ordregiver opfordre den eller de egnede ansøgere til at afgive indledende tilbud. Det er
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vurdering, at det ville være hensigtsmæssigt, hvis ordregiver
vurderer hensigtsmæssigheden af at indlede et forhandlingsforløb med to tilbudsgivere.
Ordregiver kan i den forbindelse overveje, om kravene til egnethed har været for strenge
og derved udelukket andre aktører på markedet fra konkurrencen.
Hvis ordregiver ønsker at udvælge flere end fem, skal det begrundes i udbudsmaterialet. Baggrunden
for begrundelsespligten er, at ordregiver skal overveje, om de gevinster, der er forbundet
med at involvere mere end fem tilbudsgivere i processen, opvejer de transaktionsomkostninger,
der er forbundet hermed. Ordregiver bør i den forbindelse have sig for øje, at gennemførelsen
af et forhandlet udbud kan være ressourcekrævende for ordregiver, men også for
tilbudsgiverne. Det er ikke hensigten, at ordregiver skal afskæres fra at udvælge mere end fem
tilbudsgivere, men ordregiver bør afveje fordelene og ulemperne ved at involvere flere virksomheder
i forhandlingerne. Mindste og største antal ønskede deltagere i proceduren skal
angives i udbudsbekendtgørelsen.
Ordregiver skal sikre konkurrence om opgaven ved at udvælge et tilstrækkeligt antal tilbudsgivere.
Fordi der er fastsat et minimumskrav om tre tilbudsgivere i loven, er dette ikke nødvendigvis
ensbetydende med, at tre tilbudsgivere er tilstrækkeligt til at sikre konkurrencen
om opgaven. Forholdene på det konkrete marked bør tages med i overvejelserne om, hvordan
den bedste konkurrence sikres, samtidig med at der tages hensyn til omkostningerne for både
ordregiver og tilbudsgivere. Ordregiver bør også tage med i overvejelserne, om man ønsker at
udskille tilbudsgivere undervejs i forhandlingsfasen. Ved udskillelse undervejs i forhandlingsforløbet
skal ordregiver fortsat sikre en vis konkurrence ved den endelige tildeling.
Er der flere ansøgere end det antal, som ordregiver har angivet, der vil blive opfordret til at
afgive tilbud, skal ordregiver foretage udvælgelsen på baggrund af de objektive og ikkediskriminerende
kriterier, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen og ESPD’en. 105
Det er alene de tilbudsgivere, der har modtaget en opfordring hertil, der kan afgive et indledende
tilbud. Ordregiver skal afvise tilbud fra andre tilbudsgivere. Ordregiver kan dog i særlige
situationer acceptere ændringer hos ansøgere eller tilbudsgivere under overholdelse af
principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet.
5.4.2.2 Indledende tilbud 106
Ved udbud med forhandling skal de udvalgte tilbudsgivere afgive et indledende tilbud.
Ordregiver har mulighed for at forbeholde sig ret til at tildele kontrakten på grundlag af de
indledende tilbud, hvis det er angivet i udbudsbekendtgørelsen. Der er for så vidt ingen begrænsninger
i ordregivers ret til at tildele kontrakten på grundlag af de indledende tilbud.
__________________
104
Jf. udbudslovens § 64.
105
Læs om udelukkelse, egnethed og udvælgelse i kapitel 9.
106
Jf. udbudslovens § 66, stk. 1.