Udbudsloven Vejledning om udbudsreglerne

SIDE 65 JANUAR 2016
En tilpasning må selvsagt ikke ændre på et grundlæggende element i udbudsmaterialet, mindstekrav
eller kriterierne for tildeling.
Fortrolighed
Ordregiver bør være særligt opmærksom på at sikre fortroligheden i forhold til de oplysninger,
som tilbudsgiverne afgiver under forhandlingerne. Spørgsmålet om fortrolighed bør
adresseres allerede i udbudsmaterialet med henblik på at forsikre tilbudsgiverne om, at evt.
følsomme oplysninger behandles fortroligt af ordregiver.
Ordregiver må under forhandlingerne godt oplyse, at et tilbud i visse sammenhænge er dårligere
stillet i konkurrencen i forhold til de andre tilbud. Det er derimod ikke tilladt, at ordregiver
over for andre deltagere afslører fortrolige oplysninger om de andre deltagere i konkurrencen.
Ordregiver må ikke videregive informationer, som tilbudsgiverne har fremsendt, og
som de har betegnet som fortrolige, herunder, men ikke begrænset til, tekniske hemmeligheder,
forretningshemmeligheder og fortrolige aspekter af tilbud.
Ved behandlingen af forretningshemmeligheder eller forretningsforhold bør ordregiver være
særligt opmærksom på at forsikre tilbudsgiverne om, at disse oplysninger ikke bliver videregivet
til andre, da dette vil stille tilbudsgiveren i en konkurrencemæssig ugunstig situation,
der kan have stor økonomisk betydning for den pågældende virksomhed. Forretningsforhold
omfatter eksempelvis produktionsmetoder, produktionsforhold, forretningsmæssige strategier,
kontraktvilkår og markedsføringstiltag. Det er særligt vigtigt, at tilbudsgiverne kan deltage
i forhandlingerne med vished om, at løsningsbeskrivelserne præsenteret i tilbuddene og prisforhandlingerne
holdes hemmelige under hele forhandlingsforløbet.
Ordregiver skal iagttage fortrolighed under hele forhandlingsforløbet. I den forbindelse opstår
spørgsmålet om, hvordan ordregiver kan udnytte den viden, der er opnået under forhandlingerne.
Tilbudsgivernes vilje til at deltage i forhandlinger kan afhænge af deres mulighed for at
få fordele i konkurrencen af de idéer og løsningsforslag, som de selv har udviklet. Dette står i
modsætning til ordregivers interesse i at få den samlet set bedste løsning ved at kombinere de
forskellige bidrag og viden, som de har fået under forhandlingerne.
Denne fortrolighed sikres ved, at ordregiver ikke må videregive fortrolige oplysninger, som
udleveres under proceduren, uden tilbudsgivers samtykke. 109 Tilbudsgiver kan give samtykke
til, at de øvrige tilbudsgivere bliver oplyst om forhold, der ellers ville have været fortrolige.
Samtykket må ikke være et generelt afkald på rettigheder, men skal vedrøre specifikke oplysninger.
Tilbudsgiverne skal forud for deltagelse i et udbud med forhandling overveje, at der under
processen kan være behov for, at man afgiver samtykke til, at ordregiver kan anvende enkelte
idéer eller dele af løsningsforslag, som kan være med til, at der kan skabes et fælles grundlag
for afgivelse af endeligt tilbud. Dette kan være nødvendigt for, at ordregiver får de bedste
løsninger til den bedste pris.
Det er vigtigt, at ordregiver respekterer denne fortrolighed og ikke videregiver eller anvender
fortrolige oplysninger uden tilbudsgivers samtykke. Det kan være hensigtsmæssigt, at ordregiver
og tilbudsgiver under forhandlingsfasen løbende har en dialog om, hvordan ordregiver
kan og må anvende løsningsforslag fra tilbudsgiverens tilbud.
__________________
109
Jf. udbudslovens § 5, stk. 1.