Udbudsloven Vejledning om udbudsreglerne

SIDE 78
KAPITEL 5 UDBUDSPROCEDURERNE
karakteristik ved det forhandlede udbud.
Inden de første individuelle forhandlingsmøder udsender styrelsen en dagsorden, som bestemmer,
hvorledes møderne skal afholdes. Dagsordenen angiver længden af mødet, samt hvilke
temaer der skal drøftes på mødet. På baggrund af dagsordenen anmoder styrelsen den enkelte
virksomhed om at udarbejde en skriftlig løsningsbeskrivelse, som skal danne grundlag for de
konkrete drøftelser. For at sikre at der ikke er tvivl om, at styrelsen har sikret ligebehandling
mellem virksomhederne, udfærdiges der et referat for hvert individuelt møde. Referatet af de
enkelte møder sendes ikke til alle virksomhederne, men kun den virksomhed, der har deltaget i
det pågældende møde.
På baggrund af den første dialogrunde foretager styrelsen enkelte ændringer i det beskrivende
dokument, som alle virksomhederne orienteres om. Orienteringen suppleres med en kort redegørelse
om baggrunden for de pågældende ændringer. Derudover angiver orienteringen også, på
hvilke punkter styrelsen er indstillet på at justere og supplere materialets tekniske, økonomiske
og juridiske vilkår m.v., samt hvor der kan tages forbehold for angivelser i materialet.
I det konkrete udbud ser styrelsen ikke et behov for at indskrænke antallet af løsninger. Hvis
ændringerne havde givet grundlag for dette, skulle styrelsen foretage denne begrænsning efter
de førnævnte kriterier for tildeling.
Ændringen af det beskrivende dokument har imidlertid haft som konsekvens, at en virksomhed
ikke ønsker at deltage i dialogen. Den pågældende virksomhed meddeler derfor styrelsen beslutningen.
Virksomheden udgår dermed af proceduren og inddrages ikke yderligere i processen.
På det andet individuelle møde er målet at få afklaret, om de enkelte løsningsforslag kan imødekomme
styrelsens behov, samt om forslagene er i overensstemmelse med evt. mindstekrav i det
beskrivende dokument. Styrelsen benytter endvidere det andet møde til at få klarhed over,
hvordan virksomhederne vil disponere opgaven.
Efter det andet dialogmøde vurderer styrelsen, at flere dialogrunder ikke vil være påkrævet.
Styrelsen erklærer på den baggrund dialogen for afsluttet og udarbejder udbudsgrundlaget.
Herefter opfordres de resterende fire virksomheder til at afgive tilbud på kontrakten. Pga. anskaffelsens
komplicerede tekniske karakter sammenholdt med den omstændighed, at virksomhederne
allerede har arbejdet med mulige løsninger igennem et længere stykke tid, skønner
styrelsen, at en tilbudsfrist på 40 dage må være passende.
Efter tilbudsfristens udløb foretager styrelsen en tilbudsevaluering på baggrund af de angivne
kriterier for tildeling og den offentliggjorte evalueringsmetode. Herefter tildeles kontrakten til
den virksomhed, der har afgivet det tilbud, der vurderes at have det bedste forhold mellem
pris og kvalitet.