Udbudsloven Vejledning om udbudsreglerne

SIDE 66
KAPITEL 5 UDBUDSPROCEDURERNE
Begrænsning af antallet af tilbudsgivere 110
Forhandlingerne kan finde sted i flere forhandlingsrunder med henblik på at begrænse antallet
af tilbud, der skal forhandles om. En sådan løbende begrænsning kan kun anvendes, hvis
det er anført som en mulighed i udbudsbekendtgørelsen.
Dette indebærer, at ordregiver i løbet af forhandlingsfasen og i overensstemmelse med den
forventede tidsplan for forhandlingerne kan indskrænke antallet af tilbud, der forhandles om.
Vurderingen af, hvilke tilbud der skal udvælges, og hvilke tilbud der skal vælges fra, skal baseres
på de kriterier for tildeling og evalueringsmetode, som skal være angivet i udbudsbekendtgørelsen
eller udbudsmaterialet.
Sikring af konkurrence 111
Når ordregiver i løbet af forhandlingsfasen begrænser antallet af tilbud, der forhandles om,
skal ordregiver sikre, at der er et tilstrækkeligt antal tilbudsgivere i procedurens sidste fase
med henblik på at sikre konkurrencen om kontrakten. Denne pligt kan have indflydelse på
ordregivers handlefrihed i alle stadier af proceduren.
Ordregiver kan for det første komme i en situation, hvor ansøgningsfasen kun udmønter sig i
to egnede ansøgere. I disse situationer er ordregiver ikke afskåret fra at indlede forhandlinger
med de pågældende ansøgere. Eftersom der er tale om et snævert konkurrencefelt, er ordregiver
afskåret fra at begrænse antallet af ansøgere yderligere i forbindelse med forhandlingerne,
idet det må lægges til grund, at en enkelt tilbudsgivers tilbud ikke kan sikre konkurrencen om
den endelige kontrakt.
I en situation, hvor ordregiver har prækvalificeret fx fire virksomheder, vil det afhænge af en
konkret vurdering, om man kan skære antallet af tilbudsgivere ned til to inden afgivelsen af
det endelige tilbud. Der vil være tale om en konkret vurdering, hvor bl.a. antallet af potentielle
tilbudsgivere på det relevante marked skal inddrages. Derudover skal det også tages i betragtning,
hvor mange ressourcer der bliver brugt på at gennemføre forhandlinger med de pågældende
tilbudsgivere, idet transaktionsomkostningerne for både ordregiver og tilbudsgiver bør
være proportionale i forhold til fordelene ved at have en flerhed af tilbudsgivere.
Det er Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vurdering, at pligten til at sikre konkurrence ikke
omfatter situationer, som er uden for ordregivers kontrolsfære. Det betyder, at hvis der ikke
er et tilstrækkeligt antal kvalificerede ansøgere, eller hvis der ikke modtages mere end et eller
to indledende tilbud, er ordregiveren ikke forpligtet til at annullere udbudsproceduren, men
kan fortsætte udbudsproceduren med den eller de pågældende tilbudsgivere. På samme måde
er ordregiver ikke forpligtet til at sikre konkurrence i den afsluttende fase, hvis en eller flere
tilbudsgivere vælger at trække sig fra udbudsprocessen. Det er alene forhold, der kan tilskrives
ordregiveren, som kan medføre, at ordregiver ikke har sikret tilstrækkelig konkurrence.
Som følge heraf vil det være sagligt at have én tilbudsgiver i den afsluttende fase, hvis ordregiveren
objektivt kan konstatere, at det alene er denne ene tilbudsgiver, der kan opfylde de af
ordregiverens sagligt stillede krav.
Som følge heraf må ordregiver ikke tilrettelægge processen på en måde, hvor der alene er én
tilbudsgiver tilbage i den afsluttende fase, medmindre det beror på forhold, som ikke kan
tilskrives ordregiveren.
__________________
110
Jf. udbudslovens § 66, stk. 3.
111
Jf. udbudslovens § 146.