Udbudsloven Vejledning om udbudsreglerne

SIDE 73 JANUAR 2016
er grundlæggende forskellig fra den oprindeligt beskrevne plan. En evt. ændring i dialogforløbet
må endvidere ikke være udtryk for en usaglig forskelsbehandling af tilbudsgiverne.
Det er vigtigt at bemærke, at det ved konkurrencepræget dialog er antallet af løsninger, der
kan begrænses og ikke antallet af tilbudsgivere. Formålet med dialogmøderne er at få fastlagt
udbudsgrundlaget med henblik på, at der afgives tilbud. Alle udvalgte tilbudsgivere, der har
interesse i at afgive tilbud, skal således have mulighed for det, jf. nedenfor om afgivelse af
tilbud.
Ordregiver kan vælge at yde vederlag til tilbudsgiverne, der deltager i dialogmøderne. Vederlaget
kan være et fast vederlag eller løbende betalinger. Der er tale om en procedure, der kan
være omkostningstung for tilbudsgiverne at deltage i, og det kan derfor være hensigtsmæssigt
at afsætte et beløb til de tilbudsgivere, der deltager i dialogmøderne, da et vederlag også kan
være med til at gøre det attraktivt at deltage i processen.
Konkurrencepræget dialog kan være en omkostningstung procedure, men det er i den forbindelse
vigtigt at gøre opmærksom på, at ordregiver skal planlægge dialogforløbet under hensynstagen
til anskaffelsens genstand, både i forhold til karakteren af de løsninger, der er dialog
om, samt i forhold til værdien af den konkrete anskaffelse. Proceduren kan anvendes på
løsninger, der kræver en tilpasning til ordregiverens specifikke behov. Der kan være tale om
enkelte, specifikke løsninger på tilpasninger, som i nogle situationer vil kunne afklares ved et
enkelt dialogmøde med hver tilbudsgiver. Proceduren kan også anvendes ved meget dyre og
komplekse løsninger, som vil kræve flere dialogmøder med hver tilbudsgiver og en betydelig
ressourceindsats fra både ordregiver og tilbudsgivere. Det må være i sådanne situationer, at
ordregiver kan overveje at yde vederlag til tilbudsgiverne.
Et udbudsgrundlag, der er specifikt tilpasset ordregivers behov, kan fx føre til en mere simpel,
billigere eller bedre løsning og et mere tilfredsstillende resultat, når løsningen er tilpasset
ordregivers specifikke behov. Ordregiver bør ved anvendelsen af proceduren overveje, om de
meromkostninger, der er forbundet med proceduren, kan opvejes ved, at opgaveløsningen kan
resultere i et mere tilfredsstillende resultat.
Ordregiver skal afholde individuelle dialogmøder med alle tilbudsgivere. På dialogmøderne
drøftes, hvilke løsninger der vil kunne opfylde ordregivers specifikke behov bedst muligt.
5.5.2.4 Opmærksomhedspunkter under dialogmøderne
Dialogmøderne skal overholde principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet.
Møderne skal endvidere være ledsaget af tilstrækkelige sikkerhedsforanstaltninger,
som særligt ordregiver skal være opmærksom på. Disse opmærksomhedspunkter uddybes
nedenfor.
Tilpasning og ændringer i udbudsmaterialet
På baggrund af de individuelle dialogmøder med tilbudsgiverne har ordregiver mulighed for
at foretage ændringer eller tilpasninger i forhold til de krav og ønsker, som ordregiver har
angivet i udbudsbekendtgørelsen eller det beskrivende dokument. Ændringerne kendes først,
når ordregiver har gennemført dialog med alle tilbudsgiverne og besluttet, hvilke dele der skal
ændres eller tilpasses, samt evt. hvilke løsninger der arbejdes videre med. Evt. ændringer skal
oplyses samtidigt og skriftligt til alle tilbudsgiverne, inden en evt. ny dialogfase igangsættes.
Det er ordregiver, der bestemmer, hvordan udbudsmaterialet udformes, så det bedst tilgodeser
ordregivers behov. Dette gælder også, selvom en ændring af udbudsmaterialet vil gøre det
lettere for visse tilbudsgivere at opfylde ordregivers behov end andre tilbudsgivere. Hvis der
foretages en ændring, der tilgodeser visse tilbudsgivere, skal ordregiver kunne redegøre for,
at ændringen skyldes saglige og ikkediskriminerende hensyn. Et sagligt krav kan eksempelvis