Udbudsloven Vejledning om udbudsreglerne

SIDE 70
KAPITEL 5 UDBUDSPROCEDURERNE
Ordregiver skal være opmærksom på, at det øvrige udbudsmateriale skal offentliggøres på
samme tid, som udbudsbekendtgørelsen offentliggøres. Ordregiver skal ved konkurrencepræget
dialog ikke udarbejde et almindeligt udbudsmateriale, men et beskrivende dokument, da
konkurrencepræget dialog netop anvendes i situationer, hvor ordregiver gennem dialog med
tilbudsgiverne skal skabe klarhed over, hvilke løsninger, både tekniske, finansielle og juridiske,
markedet kan levere. I forbindelse med konkurrencepræget dialog vil de endelige krav
først blive fastlagt efter dialogfasen. Ordregiver bør derfor i udbudsbekendtgørelsen og/eller
det beskrivende dokument kun anføre de mindstekrav, der er udtryk for grundlæggende behov,
herunder kontraktbetingelser, der er udtryk for mindstekrav, idet disse ikke kan ændres i
løbet af proceduren.
5.5.2.1 Antal ønskede deltagere 117
Ved konkurrencepræget dialog skal ordregiver tage stilling til, hvor mange ansøgere man vil
udvælge og opfordre til at deltage i dialogen. Dette skal angives i udbudsbekendtgørelsen.
Ordregiver skal udvælge mindst tre ansøgere, som man opfordrer til at deltage i dialogen.
Fordi der er fastsat et minimumskrav om tre tilbudsgivere i loven, er dette ikke nødvendigvis
ensbetydende med, at tre tilbudsgivere er tilstrækkeligt til at sikre konkurrencen om opgaven.
Forholdene på det konkrete marked bør tages med i overvejelserne om, hvordan den bedste
konkurrence sikres, samtidig med at der tages hensyn til omkostningerne for både ordregiver
og tilbudsgivere. Ordregiver bør også tage med i overvejelserne, hvorvidt man ønsker at udskille
antallet af løsninger undervejs i dialogen. Ved udskillelse undervejs i forløbet skal ordregiver
fortsat sikre en vis konkurrence ved den endelige tildeling.
Hvis der modtages færre end tre ansøgninger, kan ordregiver opfordre den eller de egnede
ansøgere til at deltage i dialogen. Det er dog Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vurdering,
at det ville være hensigtsmæssigt, hvis ordregiver vurderer hensigtsmæssigheden af at indlede
et dialogforløb med to tilbudsgivere. Ordregiver kan i den forbindelse overveje, om kravene
til egnethed har været for strenge og derved udelukket andre aktører på markedet fra konkurrencen.
Ordregiver kan som udgangspunkt ikke udvælge flere end fem ansøgere. Hvis ordregiver alligevel
ønsker at udvælge flere end fem, skal det begrundes i udbudsmaterialet.
Der er tale om de samme krav og overvejelser i forhold til antallet af ønskede tilbudsgivere
som ved udbud med forhandling. 118
5.5.2.2 Dialogfasen
Dialogfasen indledes med, at de udvalgte tilbudsgivere indleverer en løsningsbeskrivelse.
Løsningsbeskrivelsen er tilbudsgivers bud på, hvordan ordregivers behov bedst imødekommes.
Den følgende dialog skal tage udgangspunkt i de indleverede løsningsbeskrivelser.
Formålet med dialogen er at få et indblik i de tekniske løsningsmuligheder samt de økonomiske
og juridiske vilkår for at kunne indkredse og fastslå, hvordan ordregivers behov bedst kan
imødekommes. I princippet kan alle dele af kontrakten drøftes, men det kan være hensigtsmæssigt,
hvis dialogen ikke berører alle elementer af anskaffelsen. Ordregiver bør fokusere
__________________
117
Jf. udbudslovens § 69.
118
Læs om antal ønskede tilbudsgivere under udbud med forhandling i afsnit 5.4.2.1.