Udbudsloven Vejledning om udbudsreglerne

SIDE 89 JANUAR 2016
med henblik på at sikre konkurrencen om kontrakten. Denne pligt kan have indflydelse på
ordregivers handlefrihed i alle stadier af proceduren.
Ordregiver kan for det første komme i en situation, hvor ansøgningsfasen kun udmønter sig i
to egnede ansøgere. I disse situationer er ordregiver ikke afskåret fra at indlede forhandlinger
med de pågældende ansøgere. Eftersom der er tale om et snævert konkurrencefelt, er ordregiver
afskåret fra at begrænse antallet af ansøgere yderligere i forbindelse med forhandlingerne,
idet det må lægges til grund, at en enkelt tilbudsgivers tilbud ikke kan sikre konkurrencen om
den endelige kontrakt.
I en situation, hvor ordregiver har prækvalificeret fx fire virksomheder, vil det afhænge af en
konkret vurdering, om man kan skære antallet af tilbudsgivere ned til to inden afgivelsen af
det endelige tilbud. Der vil være tale om en konkret vurdering, hvor bl.a. ordregivers og tilbudsgivernes
ressourceforbrug kan indgå. Derudover kan kontraktens værdi samt innovationshøjden
inddrages i vurderingen.
Det er Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vurdering, at pligten til at sikre konkurrence ikke
omfatter situationer, som er uden for ordregivers kontrolsfære. Det betyder, at hvis der ikke
er et tilstrækkeligt antal kvalificerede ansøgere, eller hvis der ikke modtages mere end et eller
to indledende tilbud, er ordregiveren ikke forpligtet til at annullere udbudsproceduren, men
kan fortsætte udbudsproceduren med den eller de pågældende tilbudsgivere.
På samme måde er ordregiveren ikke forpligtet til at sikre konkurrence i den afsluttende fase,
hvis en eller flere tilbudsgivere vælger at trække sig fra udbudsprocessen, så der ikke er mulighed
for konkurrence. Det er alene forhold, der kan tilskrives ordregiveren, som kan medføre,
at ordregiver ikke har sikret tilstrækkelig konkurrence. Som følge heraf vil det være sagligt
at have én tilbudsgiver i den afsluttende fase, hvis ordregiveren objektivt kan konstatere, at
det alene er denne ene tilbudsgiver, der kan opfylde de af ordregiverens sagligt stillede krav.
Som følge heraf må ordregiver ikke tilrettelægge processen på en måde, hvor der alene er én
tilbudsgiver tilbage i den afsluttende fase, medmindre det beror på forhold, som ikke kan
tilskrives ordregiveren.
Dokumentation af forhandlingsforløbet 134
Ordregiver skal sikre gennemsigtighed i forhandlingsforløbet, og ordregiver skal dokumentere
alle faser af forhandlingsforløbet samt sikre, at alle (tilbageværende) tilbudsgivere underrettes
skriftligt om alle ændringer i udbudsmaterialet, som forhandlingerne har ført til. Desuden
skal alle tilbud, der afgives under forløbet, afgives skriftligt.
Ordregiver skal desuden dokumentere afviklingen af udbuddet og opbevare tilstrækkelig
dokumentation til at begrunde beslutninger, der træffes på alle stadier af udbudsprocessen.
Under forhandlingsfasen skal ordregiver sikre, at alle tilbudsgivere behandles ens. Der må
ikke udøves forskelsbehandling ved at give oplysninger, som kan stille nogle tilbudsgivere
bedre end andre.
Skriftlighedskravet er afgørende i forhold til at kunne dokumentere forløbet af proceduren i
forbindelse med en evt. klagesag.
__________________
134
Jf. udbudslovens § 77, stk. 5.