Udbudsloven Vejledning om udbudsreglerne

SIDE 274
KAPITEL 12 LIGHT-REGIMET OG KONTRAKTER UNDER TÆRSKELVÆRDIERNE482F
Gennemførelse af markedsafdækning
Ordregiver kan gennemføre en markedsafdækning og på baggrund af denne indhente et tilbud
for at sikre sig, at købet foregår på markedsmæssige vilkår. En markedsafdækning kan eksempelvis
være baseret på en undersøgelse af priserne på det relevante marked ved benchmarkingundersøgelser,
mundtlige kontakter til udvalgte virksomheder eller erfaringer fra tidligere
indkøb.
Afgørende for, om der er gennemført en tilstrækkelig markedsafdækning, må være, om der
derved er blevet skabt et godt kendskab til markedet og priserne, som gør, at det vil være
tilstrækkeligt at indhente et tilbud.
Indhentelse af to eller flere tilbud
Når ordregiver indhenter to eller tre underhåndsbud, antages det, at tildeling sker på markedsvilkår.
Disse tilbud vil kunne indgives som underhåndsbud, dvs. uden at opgaven har
været gjort til genstand for offentlig annoncering. Der vil være tale om uformelt indhentet
tilbud, og et sådan tilbud vil også kunne være genstand for forhandling. Hvis ordregiver konkret
måtte ønske at indhente flere end tre underhåndsbud, skal ordregiver begrunde dette.
Begrundelseskravet har til formål at balancere hensynet til, at en ordregiver skal indhente et
antal tilbud, som er nødvendige for at skabe effektiv konkurrence om kontrakten, over for
hensynet til at begrænse de omkostninger, som er forbundet med virksomhedernes ansøgning
om deltagelse og tilbudsafgivelse. Ordregiver kan fx begrunde indhentelse af flere end tre
tilbud med, at ordregiveren vurderer, at dette vil bidrage til at sikre et økonomisk fordelagtigt
tilbud.
Annoncering på ordregiverens hjemmeside
Der er ikke nogen annonceringspligt for ordregiver, men ordregiver kan vælge at annoncere
det planlagte indkøb. Hvis der sker annoncering på udbyders egen hjemmeside, er der ingen
formkrav til, hvordan annonceringen skal udformes. Annonceringen kan derfor fx have karakter
af en beskrivelse af det planlagte indkøb eller indeholde en opfordring til at afgive tilbud.
Hvis der sker annoncering på www.udbud.dk, skal annonceringen opfylde den fastsatte standardformular.
12.4.3.2 Indhentning af tilbud
Der gælder ikke nogen formkrav, hvis der eksempelvis indhentes et enkelt tilbud på baggrund
af en forudgående markedsafdækning. Det kan dog være hensigtsmæssigt, at ordregiver udarbejder
en skriftlig opfordringsskrivelse med de nærmere vilkår for det konkrete indkøb til den
udvalgte tilbudsgiver. I opfordringsskrivelsen kan der oplyses om evt. kriterier for kontrakttildeling,
tilbudsfristen m.v. Det vil gøre det muligt for ordregiver at dokumentere, at tildelingen
er sket i overensstemmelse med de almindelige forvaltningsretlige principper.
Til forskel fra tilbudsindhentninger, hvor der kun rettes henvendelse til en enkelt virksomhed,
skal ordregiver sikre, at de involverede virksomheder behandles lige. Forpligtelsen til at give
de involverede virksomheder adgang til de samme oplysninger er eksempelvis udtryk for
dette.
Opfordring til at afgive tilbud
Der gælder ikke nogen formkrav til ordregivers opfordring til at afgive et tilbud. Dette kan
således afgives mundtligt. Det kan dog være hensigtsmæssigt, at der udarbejdes en ensrettet
opfordringsskrivelse, der indeholder en beskrivelse af anskaffelsen samt evt. tildelingskriterier
og mindstekrav. Det kan gøre det lettere at sammenligne de modtagne tilbud. Derudover vil
tilbudsgivernes kendskab til den udbudte opgave formentlig være medvirkende til, at der ikke
skal anvendes ressourcer på at stille og svare på spørgsmål under proceduren.