Udbudsloven Vejledning om udbudsreglerne

SIDE 75 JANUAR 2016
Fortrolighed under en udbudsprocedure skal sikres, uanset hvilken procedure der anvendes,
men det er særlig relevant ved de fleksible udbudsprocedurer som udbud med forhandling,
konkurrencepræget dialog og innovationspartnerskaber, da der er mulighed for forhandling
eller dialog med tilbudsgiverne. Ved konkurrencepræget dialog er tilbudsgivers bekymringer i
praksis størst, da der er tale om en dialog om løsninger i forhold til, hvordan ordregivers specifikke
behov kan imødekommes bedst muligt. De idéer og løsningsforslag, der kommer frem
på møderne, skal være med til at danne udbudsgrundlaget for afgivelse af tilbud. Ordregiver er
forpligtet til at sikre fortrolighed og kun anvende de informationer, man har fået samtykke til.
Det vil være svært for ordregiver at udarbejde et udbudsgrundlag på baggrund af dialogmøderne,
hvor tilbudsgiverne ikke samtykker til, at nogle oplysninger, idéer og løsninger anvendes.
Vurderer ordregiver, at der er tilbudsgivere, der ved konkrete projekter vil afholde sig fra at
deltage i en konkurrencepræget dialog pga. dialogen om idéer og løsninger, kan ordregiver
overveje, om udbud med forhandling i stedet for kunne være en mulighed. Ved udbud med
forhandling udarbejder ordregiver et udbudsgrundlag forud for processen, og forhandlingerne
gennemføres på baggrund af tilbudsgivernes indledende tilbud. Forhandlingerne skal resultere
i, at udbudsgrundlaget ændres og tilpasses, således at tilbudsgiverne kan optimere deres
tilbud i forhold til ordregivers behov. Det vil ved udbud med forhandling ikke på samme måde
være tilbudsgivernes idéer og konkrete løsningsforslag, der danner udbudsgrundlaget som
ved konkurrencepræget dialog. Ønsker ordregiver derimod en innovativ løsning, der ikke
allerede er tilgængelig på markedet, kan udbudsproceduren innovationspartnerskaber overvejes,
jf. afsnit 5.6.
Begrænsning af antallet af løsninger 121
Dialogfasen kan bestå af flere faser med dialogmøder med henblik på at begrænse antallet af
løsninger, der skal drøftes under dialogforløbet. Muligheden for en sådan løbende begrænsning
af løsninger skal være anført i udbudsbekendtgørelsen. Der er tale om en begrænsning af
løsninger og ikke antallet af tilbudsgivere.
Begrænsningen af løsninger skal ske på grundlag af kriterierne for tildeling og den evalueringsmetode,
der er fastsat i udbudsbekendtgørelsen eller det beskrivende dokument.
Sikring af konkurrence om løsninger 122
Når ordregiver under dialogfasen ønsker at begrænse antallet af løsninger, der drøftes, skal
ordregiver sikre, at der er konkurrence om kontrakten i procedurens sidste fase. Der er dog
intet til hinder for, at ordregiver begrænser dialogen til en eller flere udvalgte løsninger.
Der er tale om begrænsning af løsninger og ikke tilbudsgivere. Men en begrænsning i løsninger
kan dog føre til, at konkurrencen begrænses, hvis flere tilbudsgivere ikke vil kunne levere
de tilbageværende løsninger. Ordregiver vil ikke være afskåret fra at foretage begrænsninger i
antallet af løsninger, der fører til begrænsning i antallet af tilbudsgivere, hvis begrænsningen
af antallet af løsninger beror på ordregivers saglige behov.
Dokumentation af dialogfasen 123
Ordregiver skal sikre gennemsigtighed i dialogfasen, og ordregiver skal dokumentere alle
faser af forløbet samt sikre, at alle tilbudsgivere underrettes skriftligt om alle ændringer i
__________________
121
Jf. udbudslovens § 70, stk. 3.
122
Jf. udbudslovens § 146, stk. 2.
123
Jf. udbudslovens § 70, stk. 6.