Udbudsloven Vejledning om udbudsreglerne

SIDE 53 JANUAR 2016
Et begrænset udbud er opdelt i to faser: en ansøgningsfase og en tilbudsfase. Med baggrund i
de offentliggjorte kriterier for udelukkelse, egnethed og udvælgelse opfordrer ordregiver det
fastsatte antal ansøgere til at afgive tilbud på opgaven – herefter er anden fase indledt.
I forhold til ved offentligt udbud skal ordregiver i forbindelse med processen for et begrænset
udbud være opmærksom på tidshorisonten. Ansøgnings- og tilbudsfasen er tidsmæssigt adskilte,
og loven fastsætter to slags frister, som ordregiver skal overholde. 92
Ordregiver skal desuden være opmærksom på, at det øvrige udbudsmateriale skal offentliggøres
på samme tid, som udbudsbekendtgørelsen offentliggøres. Dette betyder, at tilbudsgiver
kan se det fulde konkurrencegrundlag, når tilbudsgiver skal beslutte, om man ønsker at ansøge
om deltagelse i det konkrete udbud. På den måde opnår tilbudsgiver tidligt i processen et
godt indblik i den udbudte opgave og får mulighed for at vurdere, om de har interesse i at
deltage.
5.3.3 Antal ønskede tilbudsgivere 93
Ved et begrænset udbud skal ordregiver tage stilling til, hvor mange ansøgere man vil udvælge
og opfordre til at afgive tilbud. Dette skal angives i udbudsbekendtgørelsen.
Ordregiver skal prækvalificere mindst fem ansøgere, men der er ikke fastsat en øvre grænse
for, hvor mange der må prækvalificeres.
Har ordregiver fx angivet, at man vil prækvalificere fem ansøgere, men det efterfølgende viser
sig, at antallet af ansøgere er lavere end fem, kan ordregiver gå videre i processen med det
antal, der lever op til de fastsatte krav til egnethed. Er der flere end fem ansøgere, men kun fx
tre ansøgere, der lever op til de fastsatte krav til egnethed, kan ordregiver gå videre og opfordre
de tre ansøgere til at afgive tilbud.
Ordregiver har mulighed for at sætte en øvre og nedre grænse for, hvor mange ansøgere der
vil blive opfordret til at afgive tilbud, men den nedre grænse må ikke være under fem.
Hvis det eksempelvis er fastsat, at der vil blive udvalgt maksimalt syv ansøgere, og der modtages
10 ansøgninger, skal det kunne påvises, hvordan ansøgningerne er blevet vurderet i forhold
til hinanden og dermed, hvorfor tre af ansøgerne er blevet sorteret fra. Dette skal baseres
på baggrund af de objektive og ikkediskriminerende kriterier, der er angivet i udbudsbekendtgørelsen
og ESPD’en.
Er der i udbudsbekendtgørelsen ikke angivet et tal på, hvor mange ansøgere ordregiver vil
opfordre til at afgive tilbud, skal ordregiver opfordre alle de tilbudsgivere, der ikke er omfattet
af en udelukkelsesgrund og lever op til kravene til egnethed, til at afgive tilbud.
Det er alene de tilbudsgivere, der har modtaget en opfordring til at afgive tilbud, der kan afgive
tilbud. Ordregiver skal afvise tilbud fra andre tilbudsgivere. Ordregiver kan dog i særlige
situationer acceptere ændringer hos ansøgere eller tilbudsgivere under overholdelse af principperne
om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet. 94
__________________
92
Læs om tidsfrister i kapitel 8.
93
Jf. udbudslovens § 59, stk. 4.
94
Læs om ændringer af ansøgere og tilbudsgivere i kapitel 11.2.