Udbudsloven Vejledning om udbudsreglerne

SIDE 201 JANUAR 2016
Ordregiveren skal fastsætte en passende frist for tilbudsgiveren til at fremlægge den krævede
dokumentation. 356 Ved afgivelse af ESPD tilkendegiver ansøgeren eller tilbudsgiveren, at denne
uden ugrundet ophold kan fremlægge den relevante dokumentation efter anmodning herom.
Kravet om en passende frist skal forstås i denne sammenhæng, og ordregivere må derfor kunne
forvente, at ansøgere og tilbudsgivere kan fremlægge dokumentationen uden ugrundet
ophold. 357
At ansøgere og tilbudsgivere kan fremlægge dokumentation uden ugrundet ophold indebærer,
at den tid det tager ansøgere og tilbudsgivere at indhente den relevante dokumentation, som
udgangspunkt ikke må gå ud over, hvad der med rimelighed må kunne forventes.
I Danmark for eksempel kan ansøgere og tilbudsgivere fremlægge serviceattesten, som Erhvervsstyrelsen
ifølge deres hjemmeside udarbejder på ca. to uger. For at anmode om en sådan
serviceattest skal ansøgeren samle samtykkeerklæringer samt edserklæringer 358 fra personerne
i virksomhedens registrerede bestyrelse, direktion og tilsynsråd (se afsnit 9.5.2). Det
er Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vurdering, at den tid det med rimelighed vil tage en
virksomhed at samle disse erklæringer samt Erhvervsstyrelsens sagsbehandlingstid vil udgøre
grundede ophold, og at ordregiver derfor som hovedregel skal fastsætte en frist på minimum
to og en halv uge. Den passende tidsfrist skal dog fastsættes konkret under hensyntagen
til den konkrete dokumentation, fremsendelsesmetode osv.
Hvis der derimod skal indhentes dokumentation fra en udenlandsk tilbudsgiver, vil fastsættelsen
af en passende tidsfrist bero på en konkret vurdering af, hvad der er proportionalt. Ved
vurderingen af, hvad der er en proportional tidsfrist, skal ordregiver tage hensyn til de konkrete
forhold vedrørende dokumentationen, dvs. hvilken dokumentation er der tale om, hvilken
fremsendelsesmetode, hvilken udstedende myndighed, osv.
Hvis tilbudsgiveren ikke fremlægger dokumentation inden udgangen af den fastsatte frist, skal
ordregiver udelukke tilbudsgiveren fra udbudsproceduren. 359
Dokumentationen skal ligge forud for tildelingen. Derfor kan ordregiveren ikke tildele en kontrakt,
før den påtænkte tilbudsgiver fremlægger den endelige dokumentation. Det er ordregiver,
der skal kræve, at tilbudsgiveren fremlægger dokumentationen. Ordregiver skal hurtigst
muligt og samtidigt underrette alle berørte tilbudsgivere om en beslutning om tildeling af en
kontrakt. På det tidspunkt, hvor ordregiver kræver, at en tilbudsgiver fremlægger den egentlige
dokumentation, er der endnu ikke truffet en beslutning om tildeling, hvorfor meddelelsespligten
endnu ikke er indtrådt.
Ordregiveren kan dog når som helst i udbudsprocessen anmode ansøgere eller tilbudsgivere
om at fremlægge hele eller en del af den krævede dokumentation. Det skal vurderes nødvendigt
for at sikre, at proceduren gennemføres korrekt, før ordregiver anmoder om dokumentation
midt i processen. Det kan især være nødvendigt i procedurer med to faser (begrænsede
udbud, udbud med forhandling, konkurrencepræget dialog og innovationspartnerskaber),
hvor ordregiveren gør brug af muligheden for at begrænse antallet af ansøgere, der opfordres
til at afgive tilbud. Når ansøgerne eller tilbudsgiverne har fremlagt den krævede dokumentati-
__________________
356
Jf. udbudslovens § 151, stk. 1.
357
Jf. Udbudsloven § 148, stk. 2, nr. 2.
358
Jf. Udbudsloven § 152, stk. 2. 1. pkt.
359
Jf. udbudslovens § 136, nr. 3.