Udbudsloven Vejledning om udbudsreglerne

SIDE 87 JANUAR 2016
Ordregiver kan vælge at yde vederlag til tilbudsgiverne, der deltager i forhandlingerne. Vederlaget
kan være et fast vederlag eller løbende betalinger. Der er tale om en procedure, der kan
være omkostningstung for tilbudsgiverne at deltage i, og derfor kan det være hensigtsmæssigt
at afsætte et beløb til de tilbudsgivere, der deltager i forhandlingerne, da et vederlag også kan
være med til at gøre det attraktivt at deltage i processen.
Innovationspartnerskaber kan anvendes, hvis der er tale om udviklingen af en kompleks og
omfattende ydelse eller vare. Det er imidlertid ikke udelukket at anvende innovationspartnerskab
i forbindelse med mindre udbud, hvor innovationsgraden ikke forventes at være omfattende.
Der kan i den forbindelse tilrettelægges et forløb, som tager hensyn til dette. Der kan i
disse situationer føres et kort forhandlingsforløb, der består af en enkelt forhandlingsrunde.
Forhandlingsmøderne kan i den forbindelse begrænse sig til en generel tilbagemelding på de
indledende tilbud eller en evt. afklaring af forbehold i tilbuddene. Dette medfører, at der kan
gennemføres et forhandlingsforløb, der ikke forudsætter et specielt omfattende forbrug af
ordregivers og tilbudsgivernes ressourcer.
Ordregiver skal føre individuelle forhandlinger med alle tilbudsgivere. Disse forhandlinger
skal tage afsæt i de enkelte tilbud. På forhandlingsmøderne skal det drøftes, hvordan udbudsmaterialet
og tilbuddet kan tilpasses for at opnå et bedre tilbud fra den enkelte tilbudsgiver.
5.6.2.6 Opmærksomhedspunkter under forhandlingerne
Ud over at sikre, at principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet
iagttages under forhandlingerne, er der i det følgende opstillet en række punkter, som ordregiver
skal være opmærksom på i forbindelse med forhandlingerne. Disse opmærksomhedspunkter
uddybes nedenfor.
Tilpasning og ændringer i udbudsmaterialet
På baggrund af de individuelle forhandlinger med tilbudsgiverne har ordregiver mulighed for
at foretage ændringer eller tilpasninger i udbudsmaterialet. Ændringerne kendes først, når
ordregiver har gennemført en forhandlingsrunde med alle tilbudsgiverne og besluttet, hvilke
dele der skal ændres eller tilpasses. Evt. ændringer skal oplyses samtidigt og skriftligt til alle
tilbudsgiverne, og ordregiver skal give tilbudsgiverne en passende frist til at indarbejde ændringerne
og indgive et ændret tilbud.
Det er ordregiver, der bestemmer, hvordan udbudsmaterialet udformes, så det bedst tilgodeser
ordregivers behov. Dette gælder også, selvom en ændring af udbudsmaterialet vil gøre det
lettere for visse tilbudsgivere at opfylde ordregivers behov end for andre tilbudsgivere. Hvis
der foretages en ændring, der tilgodeser visse tilbudsgivere, skal ordregiver kunne redegøre
for, at ændringen skyldes saglige og ikkediskriminerende hensyn. Et sagligt krav kan eksempelvis
være, at en ændring medfører, at der kan opnås en væsentligt lavere pris, også selvom
det ikke er alle tilbudsgiverne, der rent faktisk kan levere til den lavere pris.
Fortrolighed
Ordregiver bør være særligt opmærksom på at sikre fortroligheden i forhold til de oplysninger,
som tilbudsgiverne afgiver under forhandlingerne. Spørgsmålet om fortrolighed bør
adresseres allerede i udbudsmaterialet med henblik på at forsikre tilbudsgiverne om, at evt.
følsomme oplysninger behandles fortroligt af ordregiver.
Ordregiver må under forhandlingerne godt oplyse, at et tilbud i visse sammenhænge er dårligere
stillet i konkurrencen i forhold til de andre tilbud. Det er derimod ikke tilladt, at ordregiver
over for andre deltagere afslører fortrolige oplysninger om de andre deltagere i konkurrencen.
Ordregiver må ikke videregive informationer, som tilbudsgiverne har fremsendt, og
som er betegnet som fortrolige, herunder, men ikke begrænset til, tekniske hemmeligheder,
forretningshemmeligheder og fortrolige aspekter af tilbud.