07 31 Ocak - 2 Şubat 2007 Kütahya - Akademik Bilişim Konferansları

5.6.7.8.9.karar destek sistemi ile değerlendirmesürecinin performansını ve doğruluğunuartırmayaveriambarı ile mükerrer desteklerin vedemirbaş alımlarının önüne geçmekproje muhasebesi ve demirbaşların projebazında takibini,şeffaflık ve hesap verilebilirlik ilkesidoğrultusunda verilen yürütücüler ilepaylaşılmasınaTüm proje türlerine tek bir başvuru asistanıkullanılarak başvuru yapaılabilmesineyönelik bir dizi ARGE çalışmasını HacettepeTeknokent kapsamında AR-GE konusu “çokyüksek hacimli verinin yakalanması ve gerçekzamanlı işlenmesi” ve “Veritabanı Entegrasyonu”olan ve TÜBİTAK ile Sağlık Bakanlığı ilebenzer projeleri başarı ile geliştirmiş MetaformBilişim ve İletişim Teknolojileri DanışmalıkSan. ve Tic. Ltd. Şti. ile başlatmıştır.Proje’nin iş süreçleri ve analizine İstanbulÜniversitesi Bilimsel Araştırma Projeleri Birimiyönetici ve çalışanları, bilimsel araştırmaprojeleri değerlendirme komisyon üyeleri ilefirma çalışan ve yöneticileri katılmışlardır.İstanbul Üniversitesinde bilimsel araştırmaprojelerine, yürütücülerine, yayınlara ait tümanahtar veriler kayıt altına alınacak, personelbilgi sistemi ile online çalışan ve sürekli günceltutulan veri ambarı çatısı oluşturulmuştur.Kendiside bir güdümlü proje olan bu çalışma“bilimsel araştırma projeleri yaşam döngüsüotomasyonu” konusunda bir Ar-Ge çalışmasıözelliğini taşımakta olup diğer tüm üniversitelerimiziçin olduğu kadar benzer işlevleri olankamu kurumları hatta özel sektör firmaları içinbir örnek teşkil edecek ve bu kurum/kuruluşlarayönelik bir ürün olarak ortaya çıkmıştır.Akademik Bilişim’07 - IX. Akademik Bilişim Konferansı Bildirileri31 Ocak - 2 Şubat 2007 Dumlupınar Üniversitesi, Kütahya467İstanbul Üniversitesi araştırma fonlarına ayırdıklarımaddi kaynakları en doğru bir şekildeve yerinde kullandırılması, proje kabul süreçlerinihızlandırması, bu süreçlerde takip edilmesigereken bürokratik işlemleri asgariyeindirmesi ve proje sahiplerinin sadece AR-GEfaaliyetlerine odaklanmasını mümkün kılmasıçok büyük önem kazanmaktadır.2. Proje Yaşam Döngüsü OtomasyonuNedir ve Nasıl Çalışmaktadır?Üniversitelerimizde görevli öğretim üyelerive araştırıcılar gerek kendi kurumlarının gereksefarklı kurumların sağladığı her geçengün artan araştırma fonlarından farklı desteklerindenfaydalanabilmek için proje başvurularıyapmaktadırlar.Konvansiyonel yöntemle bu başvuru, fonsağlayan kurumun web sitesinden indirilenveya ilgili kurumun yetkilisinin e-posta yoluile gönderdiği elektronik belge formatındakibaşvuru formunu doldurup, baskısını alıp, CDortamına kaydedip kuruma fizikken teslimi ileyapılmaktadır.Bir proje kabul döneminde -yılda 3 dönem projebaşvuruları kabul edilmektedir- 5 ayrı destekprogramında toplam 500’ e yakın başvuru alınmaktadır.Bu dönemlik başvurusu sayısı herdönem %20-25 oranında artmaktadır.Kurumda bir dönemde sadece gelen yeni başvurularile basılı evrak miktarı yaklaşık 1500sayfadır. Giderek artan bu rakamlarda belgeyiişlemek, bürokrasi gereği çoğaltmak ve saklamanıngetirdiği operasyonel iş yükü küçümsenmeyecekmiktardadır.Klasik yöntemde yapılan başvurular aday ilebaşvuru formu etkileşimi son derece sınırlıdır.Adayın doldurduğu bilgilerdeki yanlışlık, eksiklikve farklılıklar adaya RED cevabı olarakgeri dönmektedir. Buna benzer sebepler ileRED olan proje önerisi %15-20 civarındadır.Çünkü her adayın algısı ve yorumu farklı olmaktadır.Bu durumda aday ile birebir görüşerek“şu kısım şu amaca yönelik şu şekildedoldurulmalıdır” şeklinde açıklama yapacak işgücü ve zamanı bulunamamaktadır.