07 31 Ocak - 2 Şubat 2007 Kütahya - Akademik Bilişim Konferansları

Evrak Kayıt – Takip YazılımıEngin Yıldıztepe• Diğer veri tabanlarına veri aktarımı ya daveri almadaki imkânları,• Uygulamanın kullanılacağı ofislerde bulunanbilgisayarların çoğunluğunun Windowsişletim sistemini kullanması,• Sunucu olarak kullanılacak bilgisayarlarınişletim sistemleri Windows NT, Windows2000, Windows 2003 olarak seçildiğinde,bunları MS SQL Server ile tam uyumluolarak kullanma imkânı.MS SQL Server, istemci/sunucu ortamında veritabanıgereksinimlerini karşılamak için geliştirilmişyüksek performanslı ve ölçeklenebilir birveritabanı yönetim sistemidir. MS SQL ServerVTYS, Microsoft Windows NT Server, Windows2000–2003 Server işletim sistemleri üzerinekurulabilir. Çok sayıda istemci bilgisayarüzerinde çalışan uygulamalar MS SQL Server’adeğişik bağlantı kurma yöntemleriyle ulaşarakbilgilere erişebilir ve işlem yapabilirler.SunucuİstemciDonanım ÖzellikleriİşlemciRamİşlemciRamPentium3 650MHz512 MBPentium3 veyaCeleron128 MBİşletim sistemleriWindows NT 4,Windows 2000Advanced Server (NT5),Windows 2003 ServerWindows 95,98,ME, XPTablo 1. Sunucu ve istemci minimumdonanım özellikleri ve işletim sistemleriMS SQL Server farklı veri erişimi yöntemlerinidesteklemektedir. Ancak uygulama geliştiricilerinveri erişiminin nasıl yapılacağı konusundabir seçim yapması gerekmektedir. Microsoftfirması, Open Database Connectivity (ODBC)ve Object Linking and Embedding (OLE DB)yöntemlerinin alt-düzey uygulama geliştirmeçalışmalarında, ActiveX Data Objects (ADO)yönteminin ise ticari uygulamaların geliştirilmesindekullanılmasını tavsiye etmektedir. Bunedenle Evrak Kayıt – Takip uygulamasındaveri erişimi için ActiveX Data Objects (ADO)seçilmiştir. Uygulamanın kullanıcı ara yüzleriBorland Delphi ile geliştirilmiştir. Programdan512alınan çıktılar Report Builder ile hazırlanmıştır.Programın yardım menüleri Help Pad 2.6ile hazırlanmıştır.3.1. Evrak Kayıt – Takip Yazılımı KullanıcıArabirimleriEvrak Kayıt-Takip Yazılımı iki modülden oluşmaktadır.İlk modül programın kullanılacağıbirimlerin ve bu birimlerde yetkili olacak kullanıcılarınınkayıtlarının yapıldığı ve düzenlendiğiyönetim modülüdür.3.1.1. Yönetim ModülüYönetim Modülü bir bilgi işlem görevlisi tarafındankullanılmak üzere tasarlanmıştır. Yönetimmodülünü açabilmek için veri tabanı yöneticisininvereceği şifre gereklidir. YönetimModülü ile gerçekleştirilen işlemler şunlardır:• Birim kaydı yapma, değiştirme• Birimin evrak kaydındaki geçerli yılınıdeğiştirebilme• Kullanıcı ekleme• Kullanıcılara kullanıcı adı ve parola verme• Kullanıcıların hangi birimin evrak kayıtlarınaerişeceğini belirleme3.1.2. Evrak Kayıt-Takip ModülüEvrak kayıt birimlerinde çalışanların ve evrakarama, takip işlemlerini yapanların kullandığımodüldür. Programa girebilmek için yönetimmodülünü kullanan görevlinin vereceği kullanıcıadı ve parolaya ihtiyaç vardır. Modülünkullanıcıları şunlardır:• Kurumdaki genel evrak birimi çalışanları• Kurumdaki birimlerde evrak kayıt işlemleriniyürütenler• Birim yöneticileri (evrak bilgilerini sorgulamave istatistik bilgileri için)Bu modül ile yapılan işlemler şunlardır:- Gelen Evrak Kaydı• Kayıt no, tarih, saat bilgilerinin her yenievrak kaydında otomatik verilmesi