07 31 Ocak - 2 Şubat 2007 Kütahya - Akademik Bilişim Konferansları

Anadolu Üniversitesi’nin Diğer Kamu Kurumlarıyla Birlikte Çalışabilirlik DeneyimiHakan G. ŞenelBu makalede, Anadolu Üniversitesi’nde Açıköğretimsisteminde öğrenim gören öğrencileriçin gerçekleştirilen web üzerinden kayıt sistemive diğer kurumlarla olan iletişim çalışmalarıanlatılacaktır. 2005-2006 öğretim yılındailk olarak denenen web üzerinden kayıt vekayıt yenileme sistemi, 2006-2007 dönemindegenişletilerek uygulanmıştır. Çeşitli kamukurumları ve kuruluşlarla gerçekleştirilen veyapılması planlanan birlikte çalışabilirlik uygulamalarıanlatılacak, süreç içinde karşılaşılansorunlar ve uygulama sırasında elde edilenveriler okuyucularla paylaşılacaktır. Bu makaledebahsi geçen öğrenci sayıları, AnadoluÜniversitesi’nin kurumsal kararları nedeniyleyaklaşık değerler olarak verilecektir.2. Yeni Kayıt SistemiAçıköğretim sistemine her sene yaklaşık 300bin yeni öğrenci girmektedir. Açıköğretim sisteminegiren en büyük kitle ÖSYM tarafındanyerleştirilen öğrencilerdir. İkinci Üniversite,lisans tamamlayacak ve dikey geçiş yapmaküzere gelen öğrenciler de bulunmaktadır. Bununyanında, son yıllarda çeşitli kamu kurumlarındaçalışan personelin eğitimi için önlisansprogramları açılmaktadır. 2003-2004 Öğretimyılında Jandarma ve Polis Önlisans MeslekEğitimi Programlarıyla, Jandarma Genel Komutanlığındakiastsubaylar ve Emniyet GenelMüdürlüğünde görev yapan personel için önlisanseğitimi programları başlatılmıştır. 2004-2005 öğretim yılında ise Kara, Hava ve DenizKomutanlıkları Personeli için Önlisans programlarıhazırlanmıştır. Bu bölümlerde okuyanöğrenciler için lisans tamamlamaya yönelikçalışmalar yapılmaktadır.Açıköğretim sistemine giriş yapan öğrencilerin,değişik mesleklerden gelmeleri ve farklıprogramlara giriş yapmaları, 2003–2004 yılınakadar uygulanan optik forma dayalı yeni kayıtsisteminde çeşitli sıkıntılar ortaya çıkarmıştır.1.Her öğrenci grubundan farklı bilgilerin istenmesioptik form tasarımını zorlaştırmaktadır.2.3.4.5.642Farklı tür optik formlar içinfarklı değerlendirme programlarıhazırlanmaktadır.Optik formların postalama sırasındatahrip olma, yırtılma ve unutulma riskleribulunmaktadır.Öğrencilerin kodladıkları bilgilerin doğruolmama riski vardır. Öğrenci, bilgilerinikodlamayı unutabilir, yanlış girebilir vebunlar da kayıt görevlileri tarafındangörülmeyebilir.Optik form üzerinden okunan bilgilerindüzeltilmesi için, verilerin gözle kontrolüveya öğrenciye ulaşılarak doğrusununsorulması gerekebilir.Her öğretim döneminin Ekim ve Kasım aylarındagerçekleştirilen yeni kayıt sürecinin ardından,Aralık ayında kayıtlı öğrencilerin kayıtyenileme dönemi gelmektedir. 2003-2004 yılınakadar, kayıt yenileyen öğrencilerden, yineoptik formla yeni bilgilerini kodlaması istenmekteydi.Öğrenci, okul ücretini bankaya yatırdıktansonra, yeni bilgileriyle doldurduğu optikformu ve banka hesap belgesini alarak, her ilmerkezinde bulunan Açıköğretim bürosunateslim ederek kayıt yenileme işlemini tamamlamaktaydı.Özellikle kayıt yenileme dönemininson günlerinde, AÖF bürolarının önlerindeyığılmalar gözlenmekteydi. İlk olarak 2003–2004 öğretim yılında, kayıt yenilemede optikform ortadan kaldırılmış ve anlaşmalı bankaylayapılan protokol gereği, ücretini ödeyen kişilerinbilgileri her gün Üniversite’ye aktarılmıştır.Ücretini ödediği anlaşılan öğrenciler, otomatikolarak kayıt yeniletmiş sayılmış ve kayıt yenilediklerindenemin olabilmeleri için bir web sitesiüzerinden bilgilendirme servisi verilmiştir.Ayrıca, her ilde bulunan AÖF bürolarından dabenzer bir hizmet sunulmaktadır.2.1. Stratejik Hedef Olarak İnternet2003-2004 yılı öğretim yılı yeni kayıt ve kayıtyenileme dönemlerinin ardından karşılaşılansorunlar bir toplantıda masaya yatırılmıştır.Optik forma dayalı yeni kayıt sisteminin değiştirilmesive Internet’in etkin olarak kullanıldığı