Hacer Talleres - Una guía práctica para capacitadores

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Una guía práctica para capacitadores
9.2. Problemas antes del taller
9.2.1.Problemas logísticos y de organización
Situación indeseable
Dificultad para definir el
programa con participación de
las instituciones organizadoras.
Si una de las instituciones organizadoras
se margina de la preparación del taller, la
toma de decisiones puede demorarse,
retrasar la agenda y limitar el tiempo de
la organización.
No se encuentran las personas
idóneas para cada rol y para
desempeñar las respectivas
funciones en la capacitación.
La preparación sufre retraso pues, a pesar
de que se tienen claros los objetivos
y el marco general del taller, el contenido,
la metodología, los materiales, las herramientas
y la logística deben ser ajustados
a los perfiles y experiencia de los
capacitadores.
Cómo prevenir
Buscando el contacto directo: preparar un
encuentro anticipado con personas clave
de cada institución para presentar toda la
información sobre el taller, o asegurarse de
que la reciban por algún medio de comunicación.
Lo importante es que todas las
personas involucradas puedan conocer la
temática del taller, comprender la importancia
de la participación, y definir y comprometer
sus aportes.
Circulando una lista de compromiso entre
las instituciones participantes, con los
nombres de los responsables y las fechas
límite. La socialización de los compromisos
puede aumentar la motivación y también
el cumplimiento de las tareas.
Manteniendo contacto permanente con
los responsables para intercambiar información.
Así ellas pueden sentirse identificadas
y comprometidas y estar al tanto de
los avances y de posibles modificaciones
en la programación.
Buscando información: consultar a personas
relacionadas con el tema y revisar memorias
de eventos similares; buscar en el
internet; consultar bibliografías y directorios
de expertos, verificando sus aptitudes
y habilidades. Si identifica a alguno que no
es suficientemente conocido, solicite hojas
de vida y consiga referencias.
Contactando con anticipación: invitar a
tiempo a las personas seleccionadas, proporcionarles
la información pertinente y
confirmar lo antes posible su participación
en el taller.
Motivando: informar sobre aspectos que
puedan despertar el interés de la persona;
por ejemplo, el listado de participantes, instituciones
involucradas, los demás miembros
del equipo y la remuneración económica
si la habrá.
Cómo corregir
Elaborando el programa con la información
disponible: al cabo de las fechas
límite, realizar una planeación ajustada.
Consiguiendo información relevante sobre
la organización e incluyéndola en los
documentos del taller; cuando las organizaciones
conozcan este material es
posible que se motiven e interesen por
el taller y decidan dedicarle energías.
Sugiriendo a las instituciones que si no
disponen de personas que puedan ser
asignadas a la preparación del taller, deleguen
la ejecución de tareas en el coordinador,
que se comprometerá a mantenerlas
informadas.
Modificando el programa: verificar si se
puede cambiar el tema o parte del él,
sin perjudicar el objetivo del aprendizaje.
Delegando las tareas: llegar a un acuerdo
con otra persona del equipo de capacitación
que esté en condiciones de
asumir esas funciones.
Cambiando las fechas del taller si aún
es posible.