Hacer Talleres - Una guía práctica para capacitadores

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Una guía práctica para capacitadores
De lo anterior surge la idea de priorizar, es decir, identificar
las tareas que son simultáneamente urgentes e
importantes. Una manera práctica de priorizar las tareas
es la que utilizó el presidente estadounidense
Dwight Eisenhower: él clasificaba diariamente cada
una de sus tareas por importancia y por urgencia.
Aplicar estos postulados ayuda a determinar qué tareas
deben ser atendidas de manera imperativa, cuáles
pueden ser postergadas sin que peligren sus objetivos,
encontrar alternativas para las otras y así evitar
el peligro de dejar cosas importantes sin realizar por
culpa de la sobrecarga de compromisos.
El Principio de Eisenhower
El seguimiento cuidadoso de los siguientes pasos puede
serle útil para organizar su tiempo, tanto en los asuntos
cotidianos como en los que tienen que ver con la
organización de un taller de capacitación:
1. Ponga en una lista todas las tareas pendientes 1 .
2. Valórelas definiendo a qué objetivo contribuye cada
una ellas y agrúpelas si es necesario.
3. Analícelas una a una o por grupos y organícelas por
orden de importancia y urgencia (Principio de Eisenhower).
• Las tareas de suma importancia y suma urgencia, las
clasificaba como “A” y las hacía enseguida. No podían
ser aplazadas.
• Las tareas de mucha importancia, pero poca urgencia,
las clasificaba como “B”, luego de lo cual planificaba
cuándo hacerlas o si podía delegarlas en otra
persona.
• Las tareas menos importantes pero muy urgentes,
las identificaba como “C” y buscaba delegarlas o reducir
su cantidad.
• Las tareas que quedaban, con menos importancia y
menos urgencia, las clasificaba en “P” y las desechaba
enviándolas a la papelera.
4. Defina el tiempo requerido para que cada actividad
quede bien hecha y ordene los recursos necesarios
para llevarlas a cabo. En ocasiones, emplear unos
minutos más en algunas actividades le evitará más adelante
invertir tiempo precioso en otras; por ejemplo,
destinar el tiempo necesario para una adecuada apertura
del taller (presentación de los participantes, presentación
de objetivos y del programa, y conocer expectativas
y temores) le evitará hacer varias tareas más
adelante.
5. En todo momento, aproveche su experiencia, intuición
e instinto.
6. No aplace las tareas que debe realizar inmediatamente,
pero procure concentrarse en pocas.
7. Algunas actividades están determinadas por una secuencia
de eventos; este tipo de tarea concluirá satis-
1 Ver: Organización de un taller de capacitación,
Ejemplo de un plan de trabajo para la organización
de un taller, p. 52.