Hacer Talleres - Una guía práctica para capacitadores

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Una guía práctica para capacitadores
9.3. Problemas durante el taller
9.3.1.Problemas logísticos y de organización
Situación indeseable
Los participantes inscritos
no llegan a la primera sesión.
La iniciación del taller se dificulta. Si empieza,
debe buscar un espacio para integrar
a los participantes que lleguen tarde.
Afecta el presupuesto, pues se hacen
pagos por servicios solicitados y no
prestados o porque se incurre en gastos
adicionales por transporte individual.
Se presentan más
participantes de los confirmados.
La ejecución se hace compleja, pues la
preparación ha considerado un número
determinado y sobre éste se ha programado
el desarrollo del taller y contratado
los servicios. Además, pueden
presentarse situaciones desagradables
con las personas que llegan de
sobrecupo, pues probablemente deban
abandonar el taller.
Un grupo de mayor tamaño puede afectar
la dinámica participativa del taller.
Las sesiones de trabajo se alargan.
El manejo del tiempo se complica. Se
puede presentar cansancio en los parti-
Cómo prevenir
Cuidando la convocatoria y los mecanismos
de inscripción y confirmación: es conveniente
dejar clara la necesidad de tener
el grupo completo desde la fase.
Facilitando el acceso al lugar, dando información
clara de cuál es la mejor manera
de llegar al lugar y anunciar horarios y medios
de transporte.
Enviando la agenda previamente. Si ellos
conocen el horario, procurarán llegar a tiempo
para la iniciación del taller.
Generando compromiso con los participantes
inscritos y comunicándose con ellos
periódicamente; esto seguramente los mantendrá
motivados.
Mantenerse en contacto con la agencia de
viajes para conocer el estado de los itinerarios
para comunicarlos a los participantes.
Solicitando pago anticipado, cuando se cobra
la asistencia al taller; esto genera un
mayor compromiso de los participantes.
Cuidando el manejo de la convocatoria y
manteniéndose firme ante la solicitud de
ampliar el grupo (Ver: Organización de un
taller de capacitación, Convocatoria, p.42).
Deje claros los criterios y la pertinencia del
tamaño del grupo propuesto.
Aplicando las recomendaciones antes
mencionadas en la situación “más solicitudes
de participantes que cupos disponibles”
(Ver: Problemas antes del taller, p. 179).
Acordando la profundidad del tratamiento
del tema: desde la concepción del taller
el equipo de capacitación define y acuerda
Cómo corregir
Aplazando la inauguración del taller
para dar tiempo a que lleguen o empezar
con una sesión menos central para
todos. Para tomar la decisión debe indagar
los motivos de la tardanza y cerciorarse
de si llegarán tarde o no asistirán.
Decidiendo hasta qué punto de avance
del taller es conveniente admitir a los
que llegan tarde. Sea firme y objetivo.
Analizando los pro y contra de realizar
el taller con los pocos participantes o
de aplazarlo. Recuerde que poder o no
lograr el objetivo de la capacitación es
lo fundamental para orientar esta decisión.
Ajustando el programa al tamaño del
grupo definitivo; puede aprovechar la situación
para establecer una comunicación
más directa con el grupo y para
desarrollar una capacitación más personalizada.
Comunicando cuanto antes a la administración
del lugar para evitar el pago
de servicios no utilizados.
Aceptando o rechazando solicitudes de
inscripción: tener claridad del número
máximo de personas y del perfil de las
personas que pueden asistir al taller sin
poner en peligro el alcance de los objetivos
de la capacitación o generar problemas
logísticos y financieros (punto de
equilibrio). Explicar la situación amablemente
y, con firmeza, tomar la decisión
más conveniente.
Repitiendo el taller: considerar la posibilidad
de realizar dos eventos en vez
de tener un grupo muy grande.
Buscando soluciones concertadas: consultar
con el grupo de participantes la
conveniencia de seguir profundizando el