Hacer Talleres - Una guía práctica para capacitadores

44 / 204 HACER TALLERES / Organización de un taller de capacitación
Una guía práctica para capacitadores
contratar capacitadores, la disponibilidad de equipos
técnicos, y aspectos logísticos y nivel de acomodación.
De acuerdo con los requerimientos prioritarios
e indispensables, se dará preferencia a algunos rubros,
para alcanzar a cubrir los gastos totales del taller.
Una lista de gastos incluye, entre otros, los siguientes
rubros:
• Honorarios y posibles gastos de viaje, alojamiento
y alimentación del equipo de capacitación, tanto para
las reuniones previas como para la participación en
el taller.
• El alquiler de las salas de trabajo y de equipos técnicos,
como computadores, retroproyector, videobeam
y otros, si se requiere.
• Los gastos de viaje, de alojamiento y alimentación
de los participantes que la organización del taller cubrirá,
como pasajes aéreos, transporte terrestre, fluvial
o marítimo o los que deben combinar diferentes medios,
transporte entre terminales aéreos y terrestres.
Verificar si parte o la totalidad de estos gastos pueden
ser asumidos por las instituciones que respaldan a los
participantes o por ellos mismos.
• Los materiales que necesita comprar (como papel
periódico, marcadores, tarjetas, libretas, lapiceros, pegamento,
tinta para impresora, rollos, papel para impresora,
papelógrafo, y los que el taller, por su especificidad,
requiera). Incluir también en el presupuesto
lo correspondiente al transporte de estos materiales.
• Otros servicios (como teléfono, fax, conexión a internet,
fotocopias, revelado de fotos, traducción y equipos
para traducción simultánea, etc.).
• El transporte para las excursiones y los gastos que
estas ocasionen.
• Los impuestos que por cada rubro se tengan que
pagar sobre los honorarios, alojamiento y alimentación,
etc. Se deben tener en cuenta estos gastos adicionales,
porque muchas veces no están incluidos en
los presupuestos cotizados o solicitados.
• Los imprevistos que puedan presentarse. Generalmente
se calcula un margen de 5 a 7 por ciento del
presupuesto total.
Este presupuesto preliminar debe ser aprobado lo antes
posible por las entidades que financian el taller, para
continuar con las actividades necesarias. 1
En la medida en que avanza la organización del taller,
se concretan los gastos de cada rubro, cuidando de no
superar las cantidades previstas. Los recibos de cada
gasto se guardan según las necesidades formales de la
entidad financiera, asegurándose de hacer correctamente
las retenciones de impuestos, si son obligatorias.
Si existe este requerimiento, se recomienda anotar
los gastos, para que al final tenga la mayoría de las
cuentas en orden.
Al terminar el taller, se cierran las cuentas y se prepara
el informe financiero.
5.6. Lugar del taller
5.6.1.Condiciones
El sitio modelo para un taller debe reunir las siguientes
características:
• Disponer de un salón principal, y preferiblemente
con dos a cinco salas pequeñas y cercanas para trabajos
en grupo. Si el lugar no dispone de tantas salas,
se pueden aprovechar partes del salón principal
y otros espacios, como jardines, corredores amplios,
antesalas, pero procurando que reúnan las condicio-
1 Ver Organización de un taller de capacitación,
Ejemplo de un formato de presupuesto, p. 68.