Hacer Talleres - Una guía práctica para capacitadores

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Una guía práctica para capacitadores
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3.4. Manejo del tiempo
La regla 80/20 o
Principio de Pareto
El año tiene 365 días ,es decir, 52 semanas; si le restamos
los fines de semana y las fiestas, obtenemos
los días de trabajo efectivo. El día, por su parte, tiene
24 horas.
A pesar de que todos sabemos esto y de que conocemos
nuestras propias habilidades y capacidades, es
frecuente que nos comprometamos a realizar en el
mismo día una cantidad de quehaceres que superan
el tiempo disponible: a la jornada no le “importa” la
cantidad de compromisos que hayamos adquirido,
siempre tendrá 24 horas y ni una más.
De la misma manera, cada una de esas horas seguirá
teniendo 60 minutos, aunque a veces nos parezca que
tiene menos; la percepción de que el tiempo pasa rápidamente
se debe, en parte, a la cantidad de tareas que
asumimos para cortos períodos, especialmente cuando
nos enfrentamos a las exigencias de fechas límite.
¿Cómo podemos liberarnos de esta situación Para
superar y evitar estas dificultades, es conveniente que
prestemos atención al manejo o administración del
tiempo.
Pero, ¿cómo identificar las tareas verdaderamente imprescindibles
e importantes Muchas veces nos sucede
que después de realizada una actividad que considerábamos
urgente nos damos cuenta de que no era
importante y hubiera podido esperar; por eso, reconocer
la importancia de una tarea no es tan fácil y
además es un acto subjetivo para la persona o grupo
que toma la decisión.
Usted se habrá preguntado ¿Por qué en ciertas jornadas
dos o tres horas de trabajo y poco esfuerzo bastan para
conseguir la mayor parte de los objetivos del día Esta
relación entre el resultado alcanzado y la cantidad de
tiempo invertido en ello fue analizada por el economista
italiano Vilfredo Pareto, hace mas de 100 años; ese
examen lo llevó a descubrir la que hoy se conoce como
la Regla 80/20: el 80 por ciento de lo que una persona
logra (objetivos) es producto del 20 por ciento del tiempo
invertido en ello. El reto que plantea este principio
es identificar ese 20 por ciento constituido por unas
pocas tareas que producen los mayores resultados, y
concentrar en su ejecución nuestro tiempo y atención.
La principal característica de una tarea importante es
que resulta imprescindible y trascendental para lograr
los objetivos. Por lo tanto, el primer paso para saber si
una tarea es importante sería hacernos las preguntas:
¿Esta tarea me ayudará a lograr el objetivo y ¿Qué pasa
si esta tarea no se realiza
En cambio, una tarea urgente es aquella que reclama
nuestra atención porque está condicionada por factores
de tiempo como una fecha de próximo vencimiento
o de otro tipo como un recurso de disponibilidad inmediata;
sin embargo, que una tarea sea urgente no
implica que sea al mismo tiempo importante.