Hacer Talleres - Una guía práctica para capacitadores

188 / 204 HACER TALLERES / Problemas
Una guía práctica para capacitadores
Situación indeseable
Los horarios para las comidas
se corren porque el servicio
contratado no cumple.
Afecta el desarrollo de la agenda. De
acuerdo al grupo de participantes, se
puede generar molestias por las comidas
a destiempo.
El lugar no tiene las
características deseadas
Afecta la programación, pues algunas de
las actividades seguramente no podrán
llevarse a cabo como se había previsto.
La dinámica, ambiente del taller y comodidad
de los participantes pueden verse
afectados.
Puede generar sobrecostos representados
en la consecución, contratación y
compra apresurada de servicios o materiales
que son indispensables para el
desarrollo de la capacitación.
Cómo prevenir
Cuidando el funcionamiento de los
equipos técnicos. Disponer repuestos en
casos necesarios, por ejemplo el bombillo
del retroproyector.
Programando con flexibilidad y contando
con un “plan B”.
Acordando previamente con la cocina
los horarios y la manera de comunicar
posibles cambios de horarios que se
puedan presentar en la ejecución del
taller.
Asignando responsable en el equipo
para estar en comunicación con la administración
del servicio. Esa persona
también se encargará de verificar si los
alimentos están disponibles y anunciarlo
al equipo de capacitación.
Dedicándole tiempo y atención a la consecución
de un sitio adecuado, que cuente
con las instalaciones apropiadas al contexto
y que ofrezca servicios básicos para
la convivencia en grupo.
Conociendo el lugar con anticipación:
escoger el sitio después de haberlo visto
y de haber verificado que llene los
requisitos básicos. Procurar obtener la
mayor cantidad de información disponible
del lugar; por ejemplo, por medio de
volantes, fotos, mapas, páginas web, consultando
con otros que hayan utilizado
esos servicios.
Contando con alternativas: tener otros
lugares aptos, por si a último momento
cancelaron el sitio de primera elección.
En cualquier caso es recomendable tener
varios lugares a los que se pueda
recurrir.
Realizando un contrato. Si el lugar es el
elegido haga un contrato donde quede
claro los servicios que ofrece y el estado
en que serán recibidos y entregados.
Llegando con anticipación: procurar llegar
al lugar con tiempo suficiente para verificar
los requisitos previstos o, en su defecto,
organizarlos y buscar alternativas.
Cómo corregir
de la capacitación y de los participantes.
Decidiendo con los participantes. Si es
necesario reemplazar la sesión, por ejemplo
anticipando otras sesiones o profundizando
la anterior.
Cambiando la agenda en acuerdo con
los participantes; por ejemplo, alargando
la sesión hasta el momento en que la
comida esté lista o dejando el espacio
libre para descansar, pero acordar una
hora fija para reiniciar la sesión.
Acordando con la administración del
servicio para que no se presente nuevamente
la situación. O fijar la hora más
conveniente para todos.
Relajándose.
Acomodándose a las circunstancias con
humor y creatividad.
Buscando usar alternativas: sustituir o
prestar equipos técnicos que no estén o
no funcionen; contratando los servicios
que el lugar no presta; preparar el café si
no se ofrece entre comidas, etc.
Exigiendo la calidad de los servicios
ofrecidos en el contrato (si elaboró contrato)
o que le ofrecieron en el momento
de concretar los servicios mediante
acuerdo verbal. Recuerde que para un
aprendizaje eficaz también es importante
el ambiente del taller.