Hacer Talleres - Una guía práctica para capacitadores

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Una guía práctica para capacitadores
Situación indeseable
Los participantes no confirman.
La no confirmación de los participantes
genera incertidumbre en la preparación
del taller y puede ser un elemento
desmotivante para los que convocan.
El perfil de los participantes
interesados no concuerda
con el deseado.
La programación tiene que ajustarse
sobre el tiempo, pues es posible que el
nivel conceptual y la metodología preparados
para el grupo previsto no sean
apropiados para el nuevo grupo interesado.
La capacitación puede perder objetividad.
Cómo prevenir
Asignando cupos por cada institución convocada.
Explicando claramente los criterios que
orientan la decisión sobre el cupo máximo
de participantes.
Convocando adecuadamente: enviar la
convocatoria con suficiente anticipación
para que los participantes puedan acomodar
sus agendas.
Facilitando la confirmación: adjuntar a la
convocatoria un formato para que los aspirantes
puedan confirmar en una fecha determinada
y mencionando el cupo límite.
(Ver: Organización de un taller de capacitación,
Ejemplo de convocatoria, p.60)
Manteniendo la comunicación: verificar que
la convocatoria ha sido recibida e identificar
la persona de contacto para seguir enviándole
información del taller y obtener
su compromiso.
Llevando una lista de reserva: anotar personas
interesadas en el taller que puedan
ser tenidas en cuenta en el caso en que
otros invitados no muestren interés por la
convocatoria.
Dejando en claro los objetivos y contenidos
del taller que definen el perfil convocado,
y comunicarlos claramente desde la primera
convocatoria.
Sugiriendo criterios para orientar una adecuada
elección. Esto también se comunica
en la primera convocatoria.
Consultando previamente acerca del perfil
de las instituciones convocadas a quien
se dirigirá la convocatoria.
Enviando la agenda. El conocimiento de la
agenda puede ayudar a mejorar el criterio
de elección del candidato.
Cómo corregir
comunicar amablemente y con firmeza
a los que no podrán ser incluídos los inconvenientes
de tener un grupo numeroso.
Repitiendo el taller: considerar la posibilidad
de realizar dos eventos en vez
de tener grupos numerosos.
Exigiendo confirmación: si llega la fecha
límite, contactar al participante y puntualizar
la confirmación definitiva.
Recurriendo a la lista de reserva: llamar
a los participantes de reserva, invitarlos y
buscar la confirmación de su asistencia.
Tomando decisión: definir una fecha límite
para decidir si se justifica hacer el taller
con el número de participantes que hayan
confirmado para esa fecha. Haga un
balance de las ventajas y desventajas de
aplazarlo o de realizarlo con un número
pequeño de participantes. Cualquier decisión
debe ser tomada bajo la óptica de
los objetivos de la capacitación.
Reduciendo la duración del taller, si definitivamente
se decide por realizarlo. De
esta manera, puede ahorrar algunos recursos
para futuros eventos o aprovechar
para realizar actividades adicionales
que puedan fortalecer el aprendizaje.
Solicitando a las instituciones convocadas
que reconsideren la elección del participante
y que propongan uno más cercano
a los objetivos de la capacitación.
Reenviando la agenda, asegurándose de
que en ella estén claros los contenidos
temáticos.
Manteniendo la comunicación con las
instituciones convocadas.
Sugiriendo el nombre del participante
que debería asistir, si usted conoce bien
la institución y a sus integrantes.