Hacer Talleres - Una guía práctica para capacitadores

Organización de un taller de capacitación / HACER TALLERES
Una guía práctica para capacitadores
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• La convocatoria se envía con suficiente anticipación
para que el participante pueda reservar el tiempo previsto
para el taller. Si la envía por carta, considere la
distancia y las dificultades de comunicación que median
entre el lugar de remisión y el de los posibles
participantes.
• Informe sobre las condiciones de la inscripción: costo
si lo hay y forma de pago, compromisos que adquiere
el participante, fechas límite, etc.
La convocatoria puede ser enviada por correo normal,
por fax o por correo electrónico. 1 La experiencia nos
ha demostrado que es mejor enviar la primera convocatoria
por correo convencional. Los siguientes contactos
e invitaciones se pueden hacer por el medio
que resulte más cómodo y ágil.
te explorar el nivel de conocimiento del tema del taller,
las necesidades, expectativas y posibles aportes
para este. Si el taller lo requiere, puede pedirles a los
participantes que se preparen para traer a la capacitación
material de las instituciones de origen, como publicaciones,
mapas, afiches o videos. También puede
averiguar y concretar aspectos logísticos; por ejemplo,
si necesitan dieta alimenticia especial, equipos técnicos,
o a qué hora y por qué medio de transporte llegarán.
Este sondeo le permite adaptar la organización y
el programa del taller al perfil y las necesidades de los
participantes.
5.4.2.Inscripción
En la convocatoria se define una fecha límite para la
inscripción al taller, la cual preferiblemente debe estar
entre seis a cuatro semanas antes de la capacitación.
Así se contará con el tiempo necesario para adaptar el
programa al perfil de los participantes inscritos. La confirmación
se puede agilizar por vía telefónica. Recomendamos
hacer claridad acerca de la necesidad y el
compromiso de que el participante disponga de tiempo
para permanecer en el taller durante todo el tiempo
que este toma. Con la inscripción se construye un
directorio de participantes. 2
5.4.3.Confirmación y sondeo previo
A los participantes inscritos se les confirma con una
invitación personal. Esta se puede acompañar de un
sondeo previo a través de un cuestionario que permi-
1 Ver: Organización de un taller de capacitación, Ejemplo
de una de una convocatoria, p. 60.
2 Ver: Organización de un taller de capacitación, Formato
de directorio, p. 69.
5.4.4.Contacto previo al taller
Es conveniente comunicarse con los participantes más
o menos una semana antes del taller, para informarles
sobre el programa definitivo y confirmar asuntos de
lugar, hora de comienzo, el procedimiento de la llegada
y la recepción; brindarles un mapa de cómo llegar
al lugar y otra información que la situación amerite,
como ropa adecuada de acuerdo con el clima o los
requerimientos del taller (por ejemplo, botas, linternas,
impermeable, protector solar, gorras, etc., para
una salida al campo).
5.5. Presupuesto
La capacidad presupuestal finalmente define la duración,
el número de participantes, la posibilidad de