Revista UNINPAHU No 10

16 Pp 15 - 33. Nº 10, octubre de 2014
Introducción
La investigación titulada “Valoración de
documentos electrónicos para una institución
de educación superior. Estudio de caso” tuvo
como objetivo identificar los criterios de
valoración aplicados en la gestión documental
a los documentos electrónicos de la institución
de educación superior UNINPAHU.
La investigación se enmarca en el enfoque
cualitativo como un estudio de caso único
por considerar que era la forma más acertada
para identificar los procedimientos de los
procesos del sistema de gestión de calidad,
especialmente, la valoración que aplican a
los documentos electrónicos en la institución.
Se elaboraron esquemas conceptuales que
permitieron abordar y graficar las distintas
categorías, subcategorías y microaspectos,
descritos en la investigación.
En este artículo se presentan entonces los
resultados de asociar los testimonios de los
entrevistados con las categorías, que dejan
entrever que los entrevistados tienen en cuenta
los mismos criterios de valoración documental
aplicados a los documentos físicos. Se resalta
que para los documentos electrónicos tienen
en cuenta, también, la relevancia, utilización,
importancia, valores legales y de acreditación.
Además, se incluye una lista de criterios
generales y otros específicos por tipos de
documentos electrónicos, seleccionados de
las distintas propuestas de varios autores con
aspectos a tener en cuenta en el momento de
elaborar los criterios que la institución pondrá
en práctica.
1. Metodología
En primera instancia, se realizó la revisión
teórica basada en las categorías y sub categorías
seleccionadas tales como producción, gestión
y trámite, conservación y preservación a
largo plazo y valoración, evaluación. (Parra,
2013). Posteriormente, se procedió a recolectar
la información mediante la realización de
las entrevistas a líderes de los procesos de
gestión de la calidad y miembros del comité de
archivo de la institución, quienes además son
gestores de documentos. Luego, se procedió
a diseñar las preguntas de la entrevista
semiestructurada, centradas en las categorías
para identificar el estado de evolución de la
gestión documental electrónica, se hizo la
transcripción de las entrevistas y se tomó
la información necesaria para el estudio,
la cual se llevó a una matriz de análisis a
partir de la selección de los testimonios más
relevantes relacionados con las categorías y
subcategorías elegidas
En el desarrollo de este estudio se seleccionó
como enfoque la investigación cualitativa
que “utiliza la recolección de datos sin
medición numérica para descubrir o afinar
preguntas de investigación en el proceso de
interpretación” (Hernández Sampieri, 2010,
p. 7). Anota también el autor que los datos
cualitativos son descripciones detalladas de
situaciones, eventos, personas e interacciones,
conductas observables, entre otras y que la
investigación cualitativa se distingue por ser
lógica y por esto, su proceso es inductivo,
explora y describe para generar teoría, va de
lo particular a lo general, porque se entrevista
a las personas, se analiza la información y se
revisan resultados y conclusiones.
Para esta investigación el estudio de caso
único, se define como: “El estudio de la
particularidad y de la complejidad de un caso
singular, para llegar a comprender su actividad
en circunstancias importantes” (Stake, 2005, p.
11). Lo dicho se refiere a un modo disciplinado
y cualitativo de investigación que focaliza,
singulariza y describe a profundidad la
red de relaciones propias de un caso tipo.
Por otro lado, anota el autor de la cita, que
los estudios de caso permiten destacar las
diferencias, aun las más sutiles, la secuencia
de los acontecimientos en su contexto y la
globalidad de las situaciones personales. Más
exactamente, se aplica al tipo de estudio de
caso único, por centrar el estudio en un único
caso, con modalidad, histórico-organizativa
y observacional. Sustenta lo anterior la
afirmación de Duke (1989, citado en Albert,
2003, p. 218), cuando opina que si se pretende
estudiar en profundidad un problema, el
estudio de un solo sujeto puede ayudar a
precisar cuestiones y a sugerir el modo de
abordarlo.