Revista UNINPAHU No 10

24 Pp 15 - 33. Nº 10, octubre de 2014
2.2.1 Requisitos de conservación
(autenticidad, integralidad y
confiabilidad)
Algunos entrevistados manifestaron no
conocer procedimiento alguno para garantizar
la autenticidad, confiabilidad e integridad de
los documentos electrónicos. Consideran que
la garantía la proporciona, por un lado, el área
de tecnología y por otro, la responsabilidad y la
ética que cada persona tiene sobre el manejo de
la información de los documentos electrónicos.
Igualmente, comentan que hacen el cambio
de la información a otro formato como PDF o
realizan copias de seguridad de la información
que poseen.
“Pues garantía, mal haría decir que no, que
está garantizado ciento por ciento, porque
la gente hasta ahora está entrando en el
cuento de los Registros Electrónicos, pero
la idea si es que toda la información y hoy
en día se manejan los sistemas de seguridad
informática y la institución quiere que la
información institucional, pues hoy se va
una persona de la institución y se lleva la
información y nadie se dio cuenta y se va y
no la dejo y toca volver a reconstruir, pero
con el nuevo Manual de Gestión documental
le va a dar forma para garantizar que la
información está”. I3T9S9P9
“Vuelvo y digo debemos verificar, analizar
como electrónicamente vamos a ubicar las
TRD de lo electrónico, yo diría que en el
mismo momento que este implementado todo
el sistema, va a ser mucho más fácil, montar
las mismas TRD para los documentos
digitalizados y esto obligaría a Dirección de
Información Tecnológica a que cambien y a
Gestión documental a que también clasifique
la información de acuerdo a este retención de
acuerdo a la durabilidad o permanencia de la
información, pero tampoco tiene sentido hacer
back up de back up, y llenar una cantidad de
cosas de información allí se debe hacer una
gran limpieza o al interior de cada unidad
con los respectivos controles, con actas
que me permitan registrar la información
borrada, como entro y veo reportes de
estudiantes del año 2012, esa información
no la necesito la puedo desechar según la
TRD, tampoco almacenar porque se me llena
toda la memoria. Pero debe tenerse el mismo
criterio del físico, verificar la TRD, no borrar
por borrar dejando la evidencia y constancia
de que se borró y el listado de todo lo borrado.
Pero debe tenerse también el mismo criterio
del físico, pero no puedo porque se me antojo,
y por TRD el documentos tiene dos años y
borrar, dejando evidencia y constancia de
que se borró no es borrar por borrar dejar en
acta todo el listado”. I2T2S2P15
2.2.2 Tablas de retención documental
(TRD)
El Decreto 2578 del 2012 y el Acuerdo 04 del
2013 proveen los lineamientos para el uso de
las tablas de retención documental (TRD), como
el instrumento archivístico más importante en
la organización de los archivos en las distintas
fases. Se indagó sobre la existencia de los
documentos electrónicos en dicho instrumento
y se evidenció que hasta la fecha no se habían
incluido, pero que el sistema de gestión de
la calidad había elaborado una matriz para
el control de ese tipo de documentos, que
posteriormente serían incluidos en la TRD. De
otra parte, los entrevistados expresan que es
la misma matriz que contiene los documentos
físicos, pero que el área de Tecnología, junto
con la oficina de Gestión documental, debe
encargarse de ese proceso.
2.2.3 Criterios de tiempos de retención
Respecto a los criterios utilizados para decidir
los tiempos de conservación, hay quienes
son partidarios de que cada persona que
produce la información decida el tiempo de
conservación. Otros por el contrario, hablan de
un criterio conciliador entre gestión de calidad
y gestión documental; finalmente, hay criterios
relacionados con la pertinencia en el tiempo,
el uso y la necesidad de la información que se
tenga en el servicio, etc.
“Normalmente hay algunos documentos de
conservación total, como los libros de los
programas, las actas de algunos comités,
normalmente unos tienen permanencia de
cinco años o un año sobre todo por el tema de
las notas, controles temáticos, hay algunos
temas como los acompañamientos que no se