Revista UNINPAHU No 10

30 Pp 15 - 33. Nº 10, octubre de 2014
la política de gestión documental electrónica, el
procedimiento para realizar la migración y la
periodicidad con la que se harían los back up y
utilizar las firmas electrónicas para autenticar
las transacciones; igualmente, el hardware y
software deben superar la vida de los soportes.
Finalmente, en esta categoría se resalta que el
éxito de la valoración depende de la aplicación
de procedimientos y políticas en torno a los
plazos de conservación y la realización de la
valoración oportunamente.
Por consiguiente, se debe tener presente que la
preservación de los documentos electrónicos
está relacionada con el acceso y la finalidad
de conservar tiene que ver con la posibilidad
de consultarlos en el futuro; es decir, se trata
de garantizar que la información de los
documentos esté disponible para la consulta y
sean legibles, de tal forma que se evidencie
valor probatorio. Por lo anterior, se puede
afirmar que un documento está preservado si
se logra recuperar, si después de recuperado
se demuestra que es fiable y que sirve como
prueba a su creador.
Igualmente, el éxito de la preservación
demanda planificar el inicio de la vida de
los documentos, a partir de la concepción
del sistema, pues si se diseña un plan de
preservación desde el comienzo, solo será
necesario durante el resto del ciclo de vida
realizar un seguimiento para verificar que
se haya cumplido lo programado. Justificar
lo anterior significa tener en cuenta que los
documentos electrónicos tienen el problema
de presentar una vertiginosa obsolescencia
respecto de los medios en los que se registra
la información, lo que trae como consecuencia
el traspaso de la información de un sistema
de almacenamiento a otro; también, se debe
reflexionar sobre la longevidad intrínseca del
soporte, ocasionada entre otras cosas por la
exposición a condiciones ambientales no aptas
para la conservación y preservación de estos
soportes.
En relación con la opinión de los entrevistados
sobre la aplicación de procedimientos
de evaluación, selección y valoración, se
observó que actualizan la información en las
bases de datos y conservan los del semestre
anterior; igualmente, registran en el portal
web la información relacionada con fechas de
matrículas, pagos, créditos de ICETEX, etc., de
interés para los estudiantes. En lo referente
al control y evidencia de la existencia de los
documentos electrónicos, el sistema de gestión
de calidad ha elaborado una matriz para
el registro de los documentos electrónicos,
que aprueba y estudia la oficina de gestión
documental. Los entrevistados expresan que
es importante que el sistema de gestión de
la calidad y gestión documental orienten
el momento de llevar a cabo la valoración.
A la par, manifiestan el deseo de participar
activamente en las decisiones de valoración,
pero a veces algunas unidades administrativas
ven frenada la posibilidad de manejar todo el
ciclo de la información de forma electrónica,
porque no es avalado por las auditorías de
calidad de la institución, lo cual va en contravía,
expresan ellos, de la política ‘cero papel’ que la
institución ha manifestado querer aplicar.
Por lo demás, los criterios de valoración
aplicados a la documentación electrónica que
maneja la institución son válidos y no difieren
de los aplicados a los documentos tradicionales;
es decir, tienen en cuenta los valores primarios
y secundarios de acuerdo con el tiempo de
uso, importancia, pertinencia, cantidad,
relevancia y evidencia. Por ser electrónicos es
preciso, también, tener en cuenta el ambiente
en el que se desarrollan como la estructura,
contexto y contenido, el hardware y el software
con los que son producidos, tramitados y
gestionados, lo cual da garantía de seguridad
a la información, autenticidad, integralidad,
disponibilidad y fiabilidad; además, se debe
considerar la periodicidad de las migraciones
efectuadas.
A nivel teórico, según opinión de Mendoza
(2009) y Serra (2008), los criterios de valoración
para los documentos electrónicos, no tienen
porqué variar respecto a los que se aplican a
los documentos tradicionales. No obstante,
sostienen que por las características de los
primeros es necesario implantar otros criterios
o aspectos que son propios de los documentos
electrónicos; por ejemplo, establecer
plazos iguales para la misma información
independiente del formato por aspectos legales;
plazos más amplios para los electrónicos desde
el punto de vista de accesibilidad y un plazo más