Revista UNINPAHU No 10

28 Pp 15 - 33. Nº 10, octubre de 2014
archivo central y al archivo histórico, lo cual
no está definido aún en la tabla de retención
documental, pues no se poseen evidencias de
valoración de los documentos electrónicos,
para orientar sobre la disposición final que
se le aplicará a los mismos; o sea, medio
de conservación, migración, conversión,
emulación (servidor, en línea, claves de
seguridad).
Así mismo, los entrevistados declaran que si
bien a través de lineamientos del sistema de
gestión de la calidad se han dado algunas
instrucciones para la producción, trámite y
organización de los documentos electrónicos,
se necesitan más acompañamiento en cuanto a
la organización en los equipos de computación,
cómo y cada cuánto realizar las copias de
seguridad y en qué tecnología se debe efectuar
la transferencia a las distintas etapas de los
archivos; o si por el contrario se mantendrán
en un servidor en el área de Tecnología y
se darán permisos con contraseñas al jefe
del archivo para que permita el acceso a la
información contenida en los mismos. Sin
embargo, surge el interrogante sobre quién va
a responder por la seguridad de la información
para la preservación a largo plazo con fines de
consulta: el archivo, el área de tecnología o las
dos dependencias.
Aquí es importante resaltar que la gestión
de los documentos electrónicos, desde su
inicio, implica una decidida actualización
del hardware y software, según lo requiera
la institución. La participación de los
ingenieros de sistemas, de los responsables
administrativos implicados en la generación
de documentos y el personal de gestión
documental, facilitaría la identificación,
localización y contextualización en las fases
del tratamiento archivístico. Al mismo tiempo,
el documento electrónico pasa por diversas
fases en su ciclo vital, tales como la de diseño,
creación y mantenimiento, las cuales son
aplicables a los documentos tradicionales, pero
muy complejas al aplicarlo a los electrónicos,
por lo cual se deben fijar responsabilidades en
cada etapa del ciclo vital, a partir del diseño
y contexto de creación, hasta la disposición
final, con el fin de garantizar la preservación,
fiabilidad, autenticidad e integridad a largo
plazo (López, 2000).
Al respecto Zapata (2012) comenta que el
desarrollo de las TIC, los avances en la teoría
archivística, los nuevos enfoques sobre gestión
documental, la aparición de los conceptos de
e-gobierno, e-administración, e-democracia,
e-documentos, afectan el valor de la
información, modelos, herramientas, métodos,
prácticas y procedimientos. Estos conceptos
se deben aplicar para afrontar el volumen de
información electrónica, que de no atenderse
oportunamente, traerá como consecuencia la
pérdida de la información, que es el capital
más valioso que tiene una institución para su
memoria corporativa.
Desde la perspectiva de la categoría de
conservación y preservación de los documentos
a largo plazo, algunos entrevistados tienen
muy claro que el tiempo de retención no tiene
porqué ser diferente al de los documentos
tradicionales. Se considera que la información
es la que se valora y no el medio en el que se
encuentra, aunque sí se debe tener en cuenta que
la organización de los documentos electrónicos
gestionada con rigor facilita la consulta, por la
rapidez y eficacia para los usuarios. Por este
motivo, se supone que se debe dejar mucho
más tiempo en el archivo de gestión, mientras
que por durabilidad del soporte en los archivos
históricos persistirían menos tiempo, por lo
cual se deben equilibrar estas decisiones, con
el propósito de garantizar la preservación de
la información a largo plazo. En cuanto a la
transferencia y seguridad de la información, se
infiere que ésta debe revisarse constantemente,
porque en el paso de un sistema a otro, de un
soporte a otro o por las condiciones ambientales
en las que se conservan, sí no son las más
adecuadas, puede conducir a la pérdida de la
información.
Es necesario hacer la salvedad que es
importante la implementación de un sistema
de gestión de documentos con el propósito
de garantizar la integridad y conservación
permanente de la información contenida en
los documentos electrónicos; esto con el fin de
que sea útil para la historia y la investigación
de la institución. Es más, la preservación a
largo plazo debe pensase en relación con los
constantes cambios de hardware y software;
por lo tanto, es necesario planear su migración o
emulación según los recursos de la institución.