Revista UNINPAHU No 10

32 Pp 15 - 33. Nº 10, octubre de 2014
a decidir qué tipo de información se considera
valiosa, lo que deja claro que los principios
son permanentes, mientras que los valores son
resultado de una decisión consensuada y van
cambiando según la sociedad.
Conclusiones
Después de efectuar el análisis a la información
recopilada a través de las entrevistas, cabe
anotar que es claro que la implementación del
sistema de gestión de calidad es importante
en las organizaciones, por cuanto beneficia la
gestión de los documentos, tanto en soporte
análogo como en soporte electrónico; en el
entorno electrónico la gestión documental es
más exigente por la características especiales
que presentan. En la valoración de este tipo
de documentos se deben aplicar principios
y criterios para asegurar el patrimonio
documental.
Para evaluar y seleccionar documentos,
la teoría, criterios, técnicas y principios
son aplicables a la información en todo
tipo de soporte, pero para los documentos
electrónicos se deben tener presentes los
atributos, características, estructura, contexto
y contenido, que garanticen la autenticidad,
integridad y confidencialidad de la
información.
En la realidad actual el uso incontrolado de
documentos electrónicos es un hecho, pero
las políticas archivísticas no hacen diferencia
entre documentos electrónicos y aquéllos
en papel, especialmente en lo referente a la
gestión. Por el contrario, invitan a realizar una
gestión integral de la información sin interesar
el tipo de soporte, por lo que es relevante
identificar correctamente los documentos
electrónicos y aplicar el proceso de valoración
desde el inicio de su ciclo de vida.
Por otro lado, se debe tener presente la
opinión de algunos autores, respecto a que
actualmente no existe un soporte electrónico
que permita deshacerse de lo tradicional;
pues la tecnología ofrece la posibilidad de
automatizar procesos archivísticos, sirve como
soporte de conservación, pero no reemplaza
al documento.
Al realizar el almacenamiento de documentos
en medios electrónicos se está dando un
gran paso para lograr la eficiencia y eficacia
de la gestión documental en las entidades;
además, aplicar la valoración en su debido
momento, coadyuva a mantener accesibles los
documentos a lo largo del tiempo.
La autenticidad, confiabilidad e integridad de
los documentos electrónicos se garantiza en
la medida en que se asegure la procedencia
de la información y la veracidad de los datos,
características difíciles de garantizar desde el
punto de vista archivístico. Adicionalmente, se
requiere establecer parámetros de valoración
antes del diseño de cualquier sistema de
información, teniendo como base los entornos
tecnológicos, culturales y sociales, lo que sería
una fortaleza para la institución por cuanto
permite reducir costos.
Igualmente, se concluye que en la valoración
de los documentos electrónicos inciden otros
aspectos como la infraestructura tecnológica y el
recurso humano que garantizan la autenticidad,
fiabilidad, integridad y confiabilidad de la
información, para la conservación permanente
y a largo plazo con fines de recuperación y
acceso por parte de los ciudadanos que la
requieran. Se resalta el liderazgo del sistema
de gestión de calidad de la institución en todos
los aspectos que tienen que ver con el control
y la búsqueda de soluciones tecnológicas que
permitan la mejora continua en el manejo de
los documentos electrónicos.
En general, algunos entrevistados han
expresado, a manera de observación, que en
la institución hace falta la cultura archivística,
sobre todo en lo relacionado con el documento
electrónico. Coinciden en que no solo se debe
tener una política de manejo, uso, control,
guarda y custodia, sino que es necesario
desplegar una gran labor institucional para
que todo el personal comparta y ponga en
práctica esa política. Se requieren parámetros
y directrices que guíen la gestión documental
electrónica, lo que indica que sí se está
tomando conciencia del valor de la información
contenida en los documentos electrónicos.
Otros expresan que es muy difícil cambiar la
mentalidad de las personas y que no todos