Revista UNINPAHU No 10

22 Pp 15 - 33. Nº 10, octubre de 2014
de las tablas de retención documental,
la resolución, que contempla todos los
documentos desde el concepto de gestión
documental que son documentos físicos
y electrónicos desde ahí se puede trabajar
directamente ya los de documentos
electrónicos ya la misma legislación
nacional y en cuanto al concepto de gestión
documental, nos lo permite, pero realmente
políticas , directriz como se está trabajando
para poder hacer la valoración o disposición
final de estos documentos, no. Se trabaja con
el líder del proceso y su utilidad, es como
se está trabajando ahora. En cuanto a las
instrucciones y lineamientos recibidos por
parte de la institución, en su mayoría admiten
haber recibido guías electrónicas por correo
donde se les indicaba la forma de organizar
los archivos en los equipos y la ruta de los
documentos electrónicos. Aunque reconocen
que hace falta más cultura archivística y
más confianza en lo digital para avanzar en
la política cero papel que tiene como meta la
institución”…) I3T12S12P8
2.1.1 Documentos ofimáticos
Los documentos ofimáticos se producen en
distintos formatos como word, excel, pdf y
se gestionan electrónicamente; sin embargo,
algunas veces por necesidades de autenticación
de las firmas se deben imprimir; por ejemplo,
los informes enviados al Ministerio de
Educación Nacional relacionados con la
acreditación de programas académicos o
aquellos documentos que requieren de ‘visto
bueno’ por los responsables de autorizar la
transacción.
“La idea es llegar allá. Hoy en día, no. Yo
tengo archivos en excel y se me pierden, o
alguien entra y los manipule y les cambia
información y nadie dice algo. Para garantizar
la conservación del documento electrónico
hay que tener otras cosas, por ejemplo, yo
tengo un documento y cumplido el tiempo
en archivo de gestión, lo convierto en un
PDF y lo guardo en un CD o en back up y lo
transfiero al archivo de gestión documental.
Hoy hasta ahora estamos empezando, porque
muchos archivos se pierden y esto genera
más procesos, volver a cerrar”. I3T9S9P10
2.1.2 Bases de datos
En relación con el sistema de información
administrativo y académico, se evidencia
que todo el personal de la institución hace
uso del mismo, dependiendo del proceso
que manejan, ya sea para la consulta o
para la captura de datos. Los entrevistados
enfatizan en que cada uno tiene clave
de ingreso, como forma de garantizar la
seguridad de la información y evitar que
ésta se altere por manipulación indebida.
(… “Son diferentes, los que están en el
correo electrónico dependen del Sistema
de Gestión documental, que ellos creo no
habían abordado esa parte, pero a partir
de este momento están abordando la parte
electrónica, creo que si porque creo que si
pregunté hace 15 días, para seguirles la
pista a solicitudes que hacen los directores
de programa y que uno puede evidenciar
se han quedado sin respuesta o que las han
respondido en términos diferentes a lo que
se dice que deben responder, falta hacer un
enlace en electrónico del software para que
el directamente el director o decano, ellos
puedan responder y esa respuesta queda
codificada en el SGD, pero hasta ahora
ellos deben llamar y dan un código, queda
trasmano, pero debería automáticamente
el sistema, y darle el código DIT para la
respuesta. Ellos están trabajando en esa
pauta y seguimiento y control del correo
electrónico. El portal si es distinto porque
este se controla, está a cargo con todo lo
que es comunicación interna en la oficina
de imagen y comunicación y promoción y
ellos están seleccionando un Community
Manager, se va a encargar de la gestión y
seguimiento a las comunidades esas que
entran, pero también la información que
aparece en el portal y se han cometido
errores y yo veo que se actualiza la
información”…) I3T8S8P12
2.1.3 Correo electrónico
Por otro lado, para el correo electrónico se
dispone de una política institucional que
determina que el correo interno se debe
manejar a través de la aplicación Lotus y