Revista UNINPAHU No 10

26 Pp 15 - 33. Nº 10, octubre de 2014
el propósito de alcanzar la Certificación que
otorga el ente calificador.
“Hasta la fecha nos hicieron el
requerimiento. En la pasada auditoría me
sorprendió muchísimo, porque a pesar de
que yo me empeñe en mostrar los soportes
digitales, electrónicos ,no me los aceptaron,
desconocieron las directrices de la institución
de no imprimir y desconocieron además
una gestión que en el 80% está hecha en
digital y electrónico pero eso me sorprende,
por eso no ha sido sometido a ningún tipo de
control, hasta ahora se está implementando
el formato, se está socializando, no sé si por
capricho del funcionario estamos en etapa
de prueba y error y sería muy injusto que se
tomaran como criterios o como por última
palabra lo que hay hasta la fecha, pero sí creo
que deben tener en cuenta los avances que
hay hasta la fecha”. I3T17S17P11
2.3.2 Valoración
Cabe señalar que el proceso de valoración está
formalizado en el Decreto 2609 del 2012. Para
conocer sobre el asunto, se indagó acerca de los
criterios tenidos en cuenta para la valoración
de los diferentes tipos de documentos
electrónicos, tecnología, participación, comités
y evidencias o registro. Al respecto se encontró
que la participación se da a través del sistema
de gestión documental y que éste avala el
proceso y determina los documentos que deben
incluirse en la TRD y en la matriz del control de
documentos electrónicos.
“Bueno, la parte valoración que hace la
dirección información tecnológica de las bases
de datos, está ligado a las tendencias de las
tecnologías, hay necesidad de evaluar si los
sistemas que estamos utilizando actualmente
son los vigentes, o son los mejores. Se hace
entonces una evaluación de la información
para ver si es necesario pasarla de un
sistema a otro o dejarla como repositorio para
crear uno nuevo, en el caso de las páginas
web del portal se revisa y es necesario
pasarla de un sistema a otra, o si en el caso
de las páginas web del portal institucional
si se va a pasar de una plataforma a otra se
evalúa que información se va, o si realmente
es meritorio que pase o no. En el caso de
los correos electrónicos en este momento la
información no es de nosotros es del usuario
y es un tercero que se encarga de revisar esas
cuentas, pero la administración no depende
del departamento”. I3T22S22P12
2.3.3 Participación en la valoración
En este punto es importante anotar que los
entrevistados afirmaron tener participación en
los comités que presentan la propuesta para la
valoración y en conjunto deciden, pero que el
sistema de gestión de calidad es la instancia
que finalmente aprueba. También, participan
los líderes de los procesos y productores de
documentos, en unión con la oficina de gestión
documental. El testimonio resalta que tienen
en cuenta la pertinencia, fiabilidad, confianza
y veracidad de los documentos, cómo
conservarlos y para qué.
“Bueno, pues nosotros participamos con todo
el grupo vemos la pertinencia, la fiabilidad,
la confianza, la veracidad de los documentos
lo compartimos entre todos, nadie lo impone
o lo imponemos todos, porque cada uno de
nosotros como unidad de gestión de calidad,
vemos como se manejan o posteriormente, y
vemos como los requerimos en determinado
momento y para que, necesitamos la
información y así las cosas entre todos
construimos las tablas de retención
documental y el cómo debemos conservar
los documentos y porqué”. I2T2S2P18
2.3.4 Evidencia o registro de la valoración
Los testimonios aquí expuestos demuestran
que la responsabilidad en el control de los
documentos electrónicos la asume el sistema
de gestión de la calidad y que en las auditorias
se desconoce el soporte digital, es decir,
todavía no se acepta del todo a pesar de que la
institución tiene como política no imprimir en
papel; igualmente, existe la matriz de registro
de los documentos electrónicos con la ruta de
acceso, controlada por el SGC.
“De los archivos electrónicos queda la matriz
que se construye en conjunto y pasan por el