Bevor Sie beginnen - Staatliche Museen zu Berlin

Bevor Sie beginnen
Inventarisierung
Inventarisierung ist eine Kernaufgabe. Das bedeutet, dass eine Institution dem SPECTRUM-
Mindeststandard für dieses Verfahren genügen muss, um die Voraussetzungen für das Museum
Accreditation Scheme in Bezug auf die Dokumentation zu erfüllen.
Das Verfahren ermöglicht:
• die Aufbewahrung von Informationen – der Katalog bringt die Information über jedes Stück in
der Sammlung zusammen und sichert sie;
• die Zugänglichkeit von Informationen – der Katalog strukturiert die Informationen, so dass diese
einfach durchsucht und zuverlässige Suchergebnisse erzielt werden können.
Ein Katalogeintrag führt die Informationen aus verschiedenen Verfahren zusammen. Die Beschreibung
des Objekts, seine Identifikation, die Erfassung der historischen und Kontext-Informationen beginnt in
der Regel zum Zeitpunkt des Zugangs und der Erwerbung. Auf der Basis weiterer Forschung wird dies
ausgebaut. Informationen zum Sammlungsmanagement entstehen als Ergebnis der in SPECTRUM
beschriebenen Verfahren.
Sammlungsmanagement-Informationen
Der Zugang zu den Sammlungsverwaltungs-Informationen ist essentieller Bestandteil der
Inventarisierungsinformation. Informationen zur Geschichte des Objekts, sowohl innerhalb der Institution
als auch für die Zeit vor der Erwerbung, werden darüber verfügbar. Z. B. ist es wichtig, einen Nachweis
zu haben, wo und wann das Objekt ausgestellt wurde.
Diese Art von Information muss nur während des Sammlungsverwaltungsprozesses selbst erfasst und
nicht erneut als Teil des Katalogeintrages aufgenommen werden, vorausgesetzt, dass die Quelle dieser
Informationen innerhalb des Katalogeintrages angegeben wird. Diese Angabe kann die Form einer
Referenznummer annehmen und im einfachsten Fall kann die Sammlungsmanagementinformation in
einem Katalogeintrag eine Reihe von Referenznummern enthalten, die auf Informationen an anderen
Stellen verweisen.
Objekte, die nicht zur Sammlung der Institution gehören
Informationen über Objekte, die nicht Teil der Sammlung sind, können erfasst werden, z. B.
Dauerleihgaben, zur Erwerbung vorgeschlagene Objekte oder ausgesonderte Objekte.
Informationsquellen von außerhalb der Institutionen
Informationen können von Personen außerhalb der Institutionen beigetragen und erfasst werden, z. B.
von Gastforschern und Kuratoren, oder von anderen Besuchern mit relevanten Kenntnissen über das
Objekt. Alle neuen Informationen sollen vor dem Hinzufügen zum Katalogeintrag und dem Hinweis auf
die Urheberschaft auf ihren Gehalt geprüft werden.
Bei Archivbeständen, die durch Informationen von außerhalb der Institution entstanden sind, muss das
Sortieren, das Auflisten und die Gewährung des Zugangs entsprechend eingeführter archivischer Praxis
erfolgen. Verweise zu archivischer Beschreibung sind in Ratschläge und Hilfen aufgeführt.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Rechte
Mit Objekten und anderem Material können Rechte verbunden sein (z. B. Copyright, Urheberrechte,
Verwertungsrechte). Auch für personenbezogene Informationen, die die Institution erfasst, gelten
Rechtsvorschriften (z. B. Datenschutz). Das Verfahren für die Inventarisierung muss diese Rechte
berücksichtigen. Nähere Informationen hierzu siehe Rechteverwaltung.
104 SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard (deutsche Fassung)