Bevor Sie beginnen - Staatliche Museen zu Berlin

Verfahren
Erwerbung
Festlegung und Überprüfung des Verfahrens
1 Lesen Sie den Abschnitt Bevor Sie beginnen, um:
• sich über die rechtlichen Rahmenbedingungen im Klaren zu sein, die die Durchführung des
Verfahrens betreffen;
• die schriftliche Richtlinie festzulegen, die für die Durchführung des Verfahrens maßgebend
sein wird;
• den Teil des schriftlichen Dokumentationshandbuchs zu erstellen, der sich auf das Verfahren
Erwerbung in der Institution bezieht.
2 Überprüfen Sie regelmäßig den Teil des Dokumentationshandbuchs, der sich auf die Erwerbung bezieht,
und ändern Sie diesen bei Bedarf. Änderungen können aus folgenden Gründen notwendig werden:
• Änderungen der rechtlichen Rahmenbedingungen;
• Änderungen der Richtlinien der Institution.
Objektbewertung
3 Beurteilen und genehmigen Sie Erwerbungen gemäß der vereinbarten Richtlinie und bewahren Sie alle
schriftlichen Dokumente über diesen Prozess auf (siehe Abschnitt Bevor Sie beginnen –
Anforderungen an die Richtlinie). Legen Sie einen Verweis an.
Erforderliche Informationen:
• Angaben zur Referenz
4 Planen Sie die Objektübernahme sorgfältig und bedenken Sie alle Auswirkungen der Erwerbung. Stellen
Sie z. B. sicher, dass genügend Fläche für die Langzeitlagerung oder die Ausstellung für das/die zu
erwerbende(n) Objekt(e) und ausreichend Arbeitszeit zur Verfügung steht, um den Erwerbungsprozess
abzuschließen.
5 Führen Sie eine Zustandsbegutachtung durch und halten Sie das Ergebnis schriftlich fest.
[Gehe zu Zustandsbegutachtung]
Erstellen Sie einen Zustandsbericht des zu erwerbenden Objekts/der zu erwerbenden Objekte. Der
Zustandsbericht sollte den Umständen angemessen sein. Notieren Sie knapp den Zustand, z. B. ”Kleiner
Riss an der Unterseite”, ”Fleck auf der Rückseite”. Ein Foto (oder eine Zeichnung) oder ein
umfassenderer Zustandsbericht kann in einigen Fällen erforderlich sein. Es ist wichtig, den Zustand
eines Objekts vor der Erwerbung zu überprüfen, um sicherzustellen, dass ”versteckte” Kosten einer
Konservierung vermieden oder von der Institution eingeplant werden können. Möglicherweise sind
verschiedene Arten von Informationen aufzuzeichnen, z. B. die Funktionsfähigkeit großer Objekte oder
der Zustand eines Beispielobjekts aus einer größeren Gruppe von Objekten.
Wenn es sich bei der Erwerbung um die Deakzession oder Aussonderung aus einer anderen Institution
handelt, wird möglicherweise ein Zustandsbericht mitgeliefert. Dieser sollte mit Ihrem Zustandsbericht
verglichen werden und Abweichungen sollten mit der abgebenden Institution geklärt werden.
Erhalt des Rechtstitels
6 Beschaffen Sie sich die unanfechtbaren Rechte am Objekt. Dazu sind folgende Dokumente notwendig:
• Verweis auf die offizielle Bezeichnung der juristischen Person, die das Objekt erwirbt;
• Name und Adresse des Vorbesitzers/-eigentümers und jedes beteiligten (Zwischen-)Händlers;
• eine kurze Beschreibung des Objekts;
• eine Unterschrift, die die Übertragung des Rechtstitels bestätigt;
• die Art der Erwerbung;
72 SPECTRUM: The UK Museum Documentation Standard (deutsche Fassung)